Giải tỏa nỗi lo quản lý bằng phần mềm quản lý doanh nghiệp

Hiện nay đang có rất nhiều doanh nghiệp ra đời với đủ loại quy mô phát triển. Thế nhưng dù là kinh doanh nhỏ lẻ hay lớn thì quy trình quản lý khiến rất nhiều doanh nghiệp phải đau đầu. Do đó phần mềm quản lý doanh nghiệp ra đời nhằm thay thế cho quá trình sử dụng phương pháp thủ công trong thời đại công nghệ 4.0.

Điều gì sẽ xảy ra khi các doanh nghiệp không sử dụng phần mềm quản lý?

Phần mềm quản lý doanh nghiệp giúp các nhà lãnh đạo quản trị một cách thông minh và có hiệu quả cho doanh nghiệp của mình. Vậy điều gì sẽ xảy ra nếu như doanh nghiệp không sử dụng công cụ đắc lực này trong quá trình hoạt động?

Khó khăn trong quản lý dữ liệu

Trong một doanh nghiệp sẽ có quá nhiều dữ liệu cần phải quản lý bao gồm: tài chính, nhân sự, thông tin khách hàng,...Các dữ liệu này thường nằm ở rất nhiều phòng ban hay bộ phận khác nhau nên thường bị phân tán hay rải rác. 

Điều này khiến cho các nhà quản lý khó kiểm soát thông tin trong toàn doanh nghiệp. Do đó rất dễ dẫn đến tình trạng bạn bỏ lỡ nhiều thông tin quan trọng hay không kịp nắm bắt, chia sẻ cho nhân viên của mình.

Khó khăn trong việc tổng hợp báo cáo

Khó khăn lớn nhất phải kể đến chính là quá trình kiểm soát báo cáo tài chính-kế toán. Đồng thời các báo cáo về khoản thu chi, doanh thu hay lợi nhuận,...của doanh nghiệp đều phải được cập nhật cũng như tổng hợp theo từng ngày, tuần với số lượng không hề nhỏ.

Trong khi đó các nhà quản trị cần phải nắm rõ và theo sát các báo cáo này để kịp thời đánh giá, phân tích tình hình hoạt động của công ty nhằm đưa ra những chiến lược phù hợp. Cùng với đó mục đích cuối cùng là tối đa hóa lợi nhuận từ quá trình quản lý nguồn vốn nhưng với số lượng báo cáo khủng mỗi ngày thì đây chắc chắn sẽ không phải là vấn đề dàng gì.

Khó khăn trong quản lý nhân sự

Quá trình quản lý nhân sự bao gồm từ tuyển dụng, tiếp nhận nhân viên cho đến quản lý hồ sơ, hợp đồng lao động, chấm công,...Đồng thời các nhà quản lý nhân lực còn phải giao việc đúng người, đúng năng lực, thế mạnh của từng nhân viên và giám sát hiệu quả mang lại. Do đó với số lượng nhân sự từ vài chục cho đến vài trăm nếu sử dụng phương pháp thủ công sẽ tốn rất nhiều thời gian cũng như công sức.

Khó khăn trong kiểm soát hàng hóa, hàng tồn kho

Với số lượng hàng hóa lớn cùng đa dạng mẫu mã, màu sắc, chủng loại khiến việc kiểm soát hàng tồn kho gây tốn kém về mặt chi phí, nhân lực và thời gian. Chính vì vậy các nhà quản lý rất khó để nắm được tình hình hàng tồn còn lại của doanh nghiệp sau thờ gian thực tế cũng như chính sách nhập hàng sao cho phù hợp.

5 lợi ích nổi bật mà phần mềm quản lý doanh nghiệp sẽ mang lại

Mặc dù phải đầu tư chi phí ban đầu cho việc sử dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp. Thế nhưng nếu xét về tính lâu dài thì công cụ này sẽ giúp những nhà quản trị rất nhiều lợi ích nổi bật như sau:

Khả năng tổng hợp và hợp nhất số liệu

Phần mềm quản lý doanh nghiệp được ứng dụng trong công ty có khả năng phần quyền giới hạn truy cập theo nhiệm vụ cụ thể. Do đó bằng việc các phòng ban sử dụng chung một hệ thống giúp quá trình xem dữ liệu nội bộ trong quyền hạn của mình một cách dễ dàng và nhanh chóng.

Điều này giúp doanh nghiệp có thể hạn chế sai sót trong quá trình làm việc liên quan đến số liệu, doanh thu,...Đồng thời người dùng còn có thể kiểm tra lại mọi thông tin cần thiết trong quá khứ để làm báo cáo hay dự toán trong tương lai với độ chính xác cao.

Quản lý nhân sự theo hệ thống tiện lợi và dễ dàng

Công cụ này giống như một cánh tay đắc lực hỗ trợ các bộ phận nhân sự giúp quản lý nhân viên một cách dễ dàng với độ chính xác tuyệt đối. Trong đó bao gồm là thời điểm nộp và tiếp nhận hồ sơ ứng tuyển, quá trình làm việc, thành tích đạt được trong công ty.

Ngoài ra phần mềm còn giúp cho các nhà lãnh đạo phân cấp và kiểm soát mọi phân hệ chức năng. Điều này giúp người dùng có thể thực hiện quy trình hoạt động doanh nghiệp trong thẩm quyền của mình.

Phần mềm giúp quản lý tài chính kế toán hiệu quả

Một trong những lợi ích nổi bật của phần mềm quản lý doanh nghiệp đó chính là có khả năng tổng hợp và thống kê toàn bộ số liệu báo cáo từ các phòng ban hay tổ chức. Do đó từ các báo cáo này ban lãnh đạo sẽ có cái nhìn tổng quát và đưa ra được chiến lược kinh doanh hợp lý.

Phương pháp quản lý kho hàng, vật tư tối ưu

Phần mềm còn được áp dụng trong những kho hàng hay vật tư nhằm thay thế cho các phương pháp ghi chép thủ công trên giấy tờ lằng nhằng. Công cụ sẽ giúp quản lý kho hàng một cách hiệu quả với nhiều danh mục sản phẩm rõ ràng để giúp bạn biết được số lượng chính xác về hàng tồn, thừa thiếu ra sao một cách chính xác và nhanh chóng.

Cánh tay đắc lực hữu ích với bộ phận kinh doanh

Phần mềm quản lý doanh nghiệp sẽ giúp tổng hợp lại các dữ liệu quan trọng một cách nhanh chóng, chính xác. Điều này giúp cho các bộ phận kinh doanh có thể nắm bắt được tình hình một cách cụ thể và khách quan nhất giúp phân tích hiệu quả lợi nhuận, tỷ lệ sản phẩm nhằm mang đến kế hoạch phát triển kịp thời cũng như phù hợp.

Các tính năng nổi bật khi sử dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp

Phần mềm quản lý doanh nghiệp được thiết kế nhằm phù hợp với việc quản trị doanh nghiệp vừa và nhỏ. Điều này được thực hiện dựa trên một số tính năng nổi bật giúp tối ưu quy trình như:

Liệt kê tất cả hoạt động của nhân viên

Tính năng này cho phép người dùng liệt kê tất cả hoạt động của nhân viên bao gồm: trạng thái công việc, hình ảnh, ý tưởng hay tài liệu,...Trong đó bằng việc cập nhật liên tục dựa theo thời gian thực cùng tính tương tác cao nên được các doanh nghiệp sử dụng như một kênh truyền thông hiệu quả.

Tính năng trao đổi trực tuyến

Với tính năng này các cuộc trò chuyện, trao đổi hay họp trực tuyến sẽ được lưu trữ và dễ dàng tìm kiếm. Ngoài ra công cụ này còn cung cấp thêm tính năng nghe gọi bằng âm thanh và hình ảnh nên vô cùng hữu ích cho các cuộc họp online nội bộ.

Tính năng lịch làm việc

Phần mềm giúp bạn chia sẻ lịch làm việc cá nhân hay nhóm một cách nhất quán. Điều này giúp cho các nhà quản lý có thể nhắc nhở cho các sự kiện để chắc chắn rằng nhân viên sẽ không bỏ lỡ bất kỳ một cuộc họp quan trọng nào.

Tính năng quản lý hộp thư

Phần mềm có một hệ thống email với đầy đủ các chức năng như: không gian lưu trữ email không giới hạn, hệ thống chống virus, chống thư rác,...Tính năng này giúp nhân sự quản lý hộp thư đến, đi và truy cập không cần đăng nhập vào tài khoản giúp tiết kiệm thời gian cũng như nâng cao năng suất làm việc.

Giờ đây phần mềm quản lý doanh nghiệp chính là một công cụ không thể nào thiếu trong quá trình làm việc của các doanh nghiệp lớn nhỏ. Do đó để mang lại cho mình những lợi ích nổi bật và lâu dài thì các nhà quản lý hãy nhanh chóng để sở hữu cho mình ứng dụng tuyệt vời này nhé.

>>> Tham khảo: 15+ Tính năng tiêu biểu của Phần Mềm Việt giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả quản lý và kinh doanh