Biết hàng nào sắp hết để nhập kịp

Khách tới hỏi thuốc thì kệ đã trống. Thợ cần ống nước thì kho chỉ còn vài cây. Xưởng đang chạy đơn thì hết mực. Hết hàng đúng lúc khách cần là mất mối: khách quay sang chỗ khác, có khi không quay lại. Còn nhập dồn cho chắc thì tiền nằm im trong kho.

Mức tồn tối thiểu là gì?

Mức tồn tối thiểu là số lượng ít nhất của một món hàng mà cửa hàng muốn lúc nào cũng có trong kho, ví dụ 2 thùng nước ngọt, 10 hộp găng tay, 3 cuộn dây điện. Khi số còn lại xuống dưới mức này là lúc phải nhập thêm, trước khi hết hàng.

Phần mềm bán hàng của Phần Mềm Việt cho bạn đặt mức tối thiểu cho từng món; món nào còn ít hơn mức đó sẽ hiện trong danh sách hàng sắp hết, để bạn nhập kịp.

Vì sao ghi sổ tay, Excel khó biết hàng sắp hết?

• Sổ ghi nhập, bán theo ngày; muốn biết món nào sắp hết phải cộng trừ từng món, hoặc ra kho nhìn.
• Món bán chạy thì chủ nhớ, còn món lặt vặt hết lúc nào không hay.
• Excel cũng lọc ra được món dưới mức, nhưng chỉ đúng khi bạn gõ lại mọi phiếu nhập, phiếu bán vào Excel.

Phần mềm giúp biết hàng sắp hết thế nào?

1. Đặt mức tối thiểu cho từng món

Khi thêm mặt hàng, bạn ghi mức tối thiểu theo đơn vị gốc của món (chai, gói, mét…). Muốn luôn còn 2 thùng nước ngọt thì ghi 48 chai; muốn còn 3 cuộn dây điện thì ghi 300 mét. Mỗi món một mức; có nhiều kho thì các kho dùng chung mức này. Hàng trăm món thì điền mức vào file mẫu Excel rồi nhập một lần. Món bán chạy đặt mức cao, món ít người mua đặt thấp; xem món nào bán chạy ở báo cáo nhập xuất tồn kho theo ngày, tháng, năm.

2. Tồn kho tự cộng trừ theo từng phiếu

Mỗi lần bán, nhập hàng hay khách trả hàng, nhân viên lập phiếu trong phần mềm; phần mềm tự cộng trừ đúng món, số còn lại đổi ngay sau mỗi phiếu, khỏi chờ cuối ngày cộng sổ. Bán theo thùng hay theo chai, kho cũng trừ đúng số (xem bán nhiều đơn vị tính).

3. Mở danh sách hàng sắp hết, đặt hàng kịp

Mở danh sách hàng sắp hết là thấy các món còn ít hơn mức bạn đặt, lọc được theo loại hàng. Nên mở mỗi sáng, hoặc trước khi gọi nhà cung cấp. Gọi điện đặt hàng thì in hoặc xuất Excel danh sách ra đọc cho đủ. Muốn gửi đơn thì lập đơn đặt hàng nhà cung cấp trong phần mềm: chọn các món cần nhập, ghi ngày hẹn giao rồi in gửi. Hàng về thì chuyển đơn thành phiếu nhập, khỏi gõ lại; nhà cung cấp giao chưa đủ thì đơn ghi là đang nhận, nhìn là biết còn thiếu.

Có ở gói nào?

Có ngay từ gói STARTER, gói rẻ nhất, ở cả 12 ngành bên dưới: mức tối thiểu cho từng món, danh sách hàng sắp hết, đơn đặt hàng nhà cung cấp, báo cáo nhập xuất tồn kho. Xem bảng giá phần mềm.

So sánh sổ tay, Excel với phần mềm

Ngành nào dùng được?

Danh sách hàng sắp hết có trong phần mềm của 12 ngành. Mỗi ngành một kiểu hàng hay hết:

• Thuốc, vật tư y tế, nông nghiệp:thuốc thú y, thủy sản (thuốc khách cần là có); vật tư thiết bị y tế (găng tay, vật tư phòng khám lấy đều); vật tư nông nghiệp (thuốc, phân bón nhập kịp trước khi vào vụ).
• Vật tư công trình:vật liệu xây dựng (xi măng, sắt thép lúc công trình cần); điện nước (ống, co, dây điện, rất nhiều món nhỏ); nhôm kính, kính cường lực (từng loại kính, nhôm).
• Hàng tiêu dùng, bán sỉ:phân phối, bán sỉ (hết một món là tạp hóa lấy chỗ khác); thực phẩm, hàng tiêu dùng (gạo, mì, đồ khô bán đều mỗi ngày); bia, nước ngọt, gas (két bia, thùng nước ngọt, bình gas).
• Cửa hàng, xưởng:thời trang, mỹ phẩm (mẫu bán chạy); điện tử, điện máy (máy, phụ kiện); in ấn quảng cáo (giấy, bạt, mực).

Shop thời trang, mỹ phẩm lo mẫu để lâu không bán được thì xem thêm quản lý hàng tồn shop thời trang, mỹ phẩm.

Bắt đầu thế nào?

Để xem demo, bạn vào trang đăng ký demo, chọn phần mềm đúng ngành và để lại họ tên, số điện thoại. Chuyên viên Phần Mềm Việt gọi lại và cho bạn xem cách đặt mức tối thiểu và mở danh sách hàng sắp hết, miễn phí.

Đang ghi danh sách hàng trong Excel? Bạn chép vào file mẫu của Phần Mềm Việt, điền luôn mức tối thiểu ở cột có sẵn, rồi nhập vào phần mềm; cần thì chuyên viên hỗ trợ nhập.