Chính sách bảo mật thông tin

Đơn vị áp dụng: Phần Mềm Việt – thương hiệu của Công ty Cổ phần Phần mềm Mekong (MekongSoft).

Website: https://phanmemviet.com.vn

Ngày cập nhật: 28/10/2026

01Mục đích và phạm vi áp dụng

Công ty Cổ phần Phần mềm Mekong (sau đây gọi là “MekongSoft”, “chúng tôi”) tôn trọng quyền riêng tư và có trách nhiệm bảo vệ dữ liệu cá nhân, thông tin tài khoản và dữ liệu được xử lý trong quá trình cung cấp dịch vụ.

Chính sách này giải thích cách chúng tôi thu thập, sử dụng, lưu trữ, chia sẻ và bảo vệ thông tin khi bạn truy cập website Phần Mềm Việt, đăng ký tư vấn, dùng thử, mua phần mềm hoặc sử dụng các dịch vụ do chúng tôi cung cấp.

Chính sách áp dụng đối với khách hàng, người đăng ký tài khoản, người sử dụng website, đối tác và các cá nhân có liên quan đến hoạt động cung cấp dịch vụ của MekongSoft.

Đối với dữ liệu do khách hàng nhập vào phần mềm, trách nhiệm của MekongSoft và khách hàng được xác định theo vai trò thực tế, thỏa thuận dịch vụ và quy định pháp luật áp dụng.

02Thông tin chúng tôi thu thập

Tùy theo dịch vụ bạn sử dụng và thông tin bạn cung cấp, chúng tôi có thể xử lý các nhóm thông tin sau:

2.1Thông tin cá nhân và liên hệ

• Họ và tên.

• Số điện thoại, địa chỉ email.

• Tên doanh nghiệp, cửa hàng và chức vụ công việc.

• Thông tin liên hệ cần thiết để tư vấn, triển khai và hỗ trợ dịch vụ.

• Nội dung bạn cung cấp khi gửi yêu cầu, phản ánh hoặc liên hệ với chúng tôi.

2.2Thông tin tài khoản và giao dịch

• Tên đăng nhập và thông tin quản lý tài khoản.

• Thông tin về gói phần mềm, thời hạn sử dụng và lịch sử đăng ký.

• Thông tin thanh toán, chứng từ và giao dịch liên quan.

• Lịch sử yêu cầu hỗ trợ, bảo trì và trao đổi trong quá trình sử dụng dịch vụ.

2.3Thông tin kỹ thuật

Khi bạn truy cập website hoặc sử dụng phần mềm trực tuyến, hệ thống có thể ghi nhận thông tin kỹ thuật như địa chỉ IP, loại thiết bị, trình duyệt, thời điểm truy cập, nhật ký hoạt động và dữ liệu cookie hoặc công nghệ tương tự, tùy cấu hình thực tế.

Các thông tin này được sử dụng trong phạm vi cần thiết để vận hành website, phân tích hoạt động, cải thiện trải nghiệm và bảo vệ hệ thống.

2.4Dữ liệu do khách hàng lưu trữ trong phần mềm

Khách hàng có thể nhập dữ liệu kinh doanh như thông tin khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên, đơn hàng, hàng tồn kho, công nợ và tài liệu nghiệp vụ.

MekongSoft xử lý các dữ liệu này trong phạm vi cần thiết để cung cấp dịch vụ, theo thỏa thuận và căn cứ pháp lý tương ứng.

Khách hàng có trách nhiệm bảo đảm mình có quyền cung cấp và xử lý dữ liệu được đưa vào hệ thống, đồng thời thực hiện các nghĩa vụ pháp lý liên quan đến dữ liệu của cá nhân khác.

03Mục đích sử dụng thông tin

Chúng tôi xử lý thông tin cho các mục đích phù hợp với dịch vụ và căn cứ pháp lý tương ứng, bao gồm:

• Tiếp nhận yêu cầu tư vấn, demo, dùng thử và báo giá.

• Tạo tài khoản, xác thực người dùng và cung cấp quyền sử dụng phần mềm.

• Thực hiện hợp đồng, quản lý đăng ký, thanh toán và gia hạn dịch vụ.

• Hỗ trợ kỹ thuật, bảo trì, xử lý lỗi và giải quyết khiếu nại.

• Gửi thông báo liên quan đến tài khoản, giao dịch, thay đổi tính năng hoặc thời hạn sử dụng.

• Phát hiện truy cập bất thường, ngăn chặn gian lận và bảo vệ hệ thống.

• Phân tích hoạt động website và cải thiện chất lượng sản phẩm.

• Gửi thông tin tiếp thị, giới thiệu sản phẩm hoặc chương trình ưu đãi khi có căn cứ pháp lý phù hợp.

• Thực hiện nghĩa vụ theo quy định pháp luật và yêu cầu hợp pháp của cơ quan có thẩm quyền.

Chúng tôi không mặc nhiên sử dụng thông tin cho mọi mục đích chỉ vì bạn đã cung cấp dữ liệu. Khi pháp luật yêu cầu sự đồng ý, chúng tôi sẽ thông báo nội dung cần thiết và thực hiện việc lấy sự đồng ý trước khi xử lý.

04Căn cứ xử lý và sự đồng ý

Việc xử lý dữ liệu cá nhân được thực hiện trên căn cứ pháp lý phù hợp với từng trường hợp, bao gồm sự đồng ý hợp lệ của chủ thể dữ liệu, việc thực hiện hợp đồng, nghĩa vụ pháp lý hoặc trường hợp được pháp luật cho phép xử lý mà không cần sự đồng ý.

Khi cần sự đồng ý, chúng tôi sẽ cung cấp thông tin phù hợp về loại dữ liệu, mục đích xử lý, đơn vị chịu trách nhiệm và các nội dung cần thiết khác theo quy định.

Sự đồng ý phải được thể hiện rõ ràng, tự nguyện và có thể kiểm chứng theo pháp luật. Việc im lặng hoặc không phản hồi không mặc nhiên được xem là đồng ý.

Khi pháp luật yêu cầu, các mục đích xử lý khác nhau sẽ có lựa chọn đồng ý riêng biệt. Việc từ chối nhận thông tin tiếp thị không đồng nghĩa với việc từ chối các thông báo cần thiết để cung cấp dịch vụ.

Bạn có thể thực hiện quyền rút lại sự đồng ý theo quy định pháp luật. Việc rút lại không làm mất tính hợp pháp của hoạt động xử lý đã thực hiện trước đó và không loại bỏ các nghĩa vụ lưu trữ hoặc xử lý khác được pháp luật cho phép hoặc yêu cầu.

05Chia sẻ và cung cấp thông tin

Chúng tôi không mặc nhiên công khai hoặc bán dữ liệu cá nhân của khách hàng. Thông tin chỉ được chia sẻ trong phạm vi có căn cứ hợp pháp, phù hợp với mục đích xử lý và trách nhiệm của các bên.

Tùy từng trường hợp, bên nhận thông tin có thể bao gồm:

• Nhân sự được phân quyền của MekongSoft.

• Nhà cung cấp hạ tầng máy chủ, lưu trữ, bảo mật và hỗ trợ kỹ thuật.

• Đơn vị cung cấp dịch vụ email, tin nhắn, chăm sóc khách hàng hoặc phân tích website.

• Đơn vị cung cấp dịch vụ thanh toán hoặc tích hợp phần mềm.

• Đối tác tham gia cung cấp dịch vụ theo thỏa thuận hợp pháp.

• Cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo yêu cầu hợp pháp.

• Các bên khác trong trường hợp có căn cứ pháp lý phù hợp.

Chúng tôi thực hiện các biện pháp quản lý phù hợp đối với việc chia sẻ thông tin, theo vai trò, hợp đồng và quy định pháp luật áp dụng.

Việc chia sẻ không được hiểu là quyền sử dụng thông tin không giới hạn hoặc sử dụng cho mục đích không phù hợp với căn cứ xử lý.

06Lưu trữ và xóa dữ liệu

Chúng tôi lưu trữ thông tin trong thời gian cần thiết để thực hiện mục đích đã thông báo, cung cấp dịch vụ, giải quyết khiếu nại, bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp hoặc đáp ứng nghĩa vụ lưu trữ theo pháp luật.

Thời hạn lưu trữ phụ thuộc vào loại dữ liệu, mục đích xử lý, tình trạng tài khoản, thời hạn hợp đồng và quy định liên quan.

Khi dữ liệu không còn cần thiết và không thuộc trường hợp phải tiếp tục lưu trữ, chúng tôi thực hiện xóa, hủy hoặc áp dụng biện pháp xử lý phù hợp theo quy định.

Đối với bản sao lưu, nhật ký kỹ thuật và hồ sơ phải lưu theo pháp luật, việc xóa có thể được thực hiện theo quy trình và thời hạn lưu trữ tương ứng.

Khi khách hàng chấm dứt sử dụng phần mềm, việc xuất, bàn giao, lưu trữ hoặc xóa dữ liệu được thực hiện theo hợp đồng, chính sách của sản phẩm và quy định pháp luật.

07Cookie và công nghệ theo dõi

Website có thể sử dụng cookie hoặc công nghệ tương tự để duy trì phiên truy cập, ghi nhớ tùy chọn, bảo vệ hệ thống và phân tích hiệu quả hoạt động.

Tùy cấu hình thực tế, các công nghệ này có thể bao gồm cookie cần thiết, cookie ghi nhớ tùy chọn, công cụ phân tích truy cập hoặc công nghệ tiếp thị.

Đối với cookie và hoạt động theo dõi cần sự đồng ý, chúng tôi sẽ cung cấp cơ chế lựa chọn phù hợp. Bạn có thể điều chỉnh tùy chọn qua công cụ trên website hoặc trình duyệt trong phạm vi được hỗ trợ.

Việc chặn cookie cần thiết có thể ảnh hưởng đến một số chức năng của website.

08Chuyển dữ liệu ra nước ngoài

Một số dịch vụ lưu trữ, phân tích, hỗ trợ kỹ thuật hoặc nền tảng trực tuyến có thể sử dụng nhà cung cấp đặt tại nước ngoài hoặc hạ tầng ngoài lãnh thổ Việt Nam.

Nếu hoạt động thực tế phát sinh việc chuyển dữ liệu cá nhân xuyên biên giới thuộc phạm vi điều chỉnh của pháp luật Việt Nam, MekongSoft sẽ xác định vai trò, trách nhiệm và thực hiện các thủ tục, hồ sơ, nghĩa vụ thông báo hoặc lấy sự đồng ý tương ứng theo quy định hiện hành, trừ trường hợp được miễn hoặc có quy định khác.

Việc sử dụng dịch vụ của nhà cung cấp nước ngoài không mặc nhiên cho phép chuyển dữ liệu không giới hạn.

Khách hàng nên xem xét loại dữ liệu và điều kiện dịch vụ trước khi đưa dữ liệu vào các hệ thống tích hợp. Trách nhiệm của mỗi bên được xác định theo vai trò thực tế, hợp đồng và pháp luật áp dụng.

09Bảo mật tài khoản và thông tin

MekongSoft áp dụng các biện pháp tổ chức và kỹ thuật phù hợp với loại thông tin, tính chất dịch vụ và mức độ rủi ro nhằm hạn chế truy cập, sử dụng, tiết lộ, thay đổi hoặc phá hủy thông tin trái phép.

Các biện pháp có thể bao gồm:

• Phân quyền truy cập theo nhiệm vụ.

• Quản lý tài khoản và xác thực người dùng.

• Giám sát nhật ký và dấu hiệu truy cập bất thường.

• Bảo vệ hệ thống, dữ liệu truyền tải và dữ liệu lưu trữ theo biện pháp kỹ thuật phù hợp.

• Sao lưu và hỗ trợ khôi phục dữ liệu theo chính sách dịch vụ.

• Quản lý quyền truy cập của nhân sự và nhà cung cấp.

• Tiếp nhận, đánh giá và xử lý sự cố bảo mật.

Khách hàng có trách nhiệm giữ bí mật mật khẩu, mã xác thực, quản lý quyền truy cập của nhân viên và thông báo kịp thời khi phát hiện dấu hiệu bất thường.

Không có phương thức truyền tải hoặc lưu trữ nào bảo đảm an toàn tuyệt đối trong mọi tình huống. Chúng tôi không cam kết loại bỏ hoàn toàn mọi rủi ro, nhưng sẽ thực hiện các biện pháp phù hợp trong phạm vi trách nhiệm của mình.

10Xử lý sự cố bảo mật

Khi phát hiện hoặc nhận được thông tin về sự cố có khả năng ảnh hưởng đến dữ liệu hoặc hệ thống, chúng tôi sẽ đánh giá tình hình và thực hiện các biện pháp xử lý phù hợp.

Tùy trường hợp, các biện pháp có thể bao gồm kiểm tra nhật ký, hạn chế truy cập có nguy cơ, khắc phục nguyên nhân, phối hợp với khách hàng và thực hiện việc thông báo cho chủ thể dữ liệu hoặc cơ quan có thẩm quyền khi pháp luật yêu cầu.

Khách hàng cần thông báo sớm cho chúng tôi khi phát hiện tài khoản bị truy cập trái phép, dữ liệu có dấu hiệu bị thay đổi bất thường hoặc phát sinh sự cố liên quan đến dịch vụ.

Việc xử lý sự cố được thực hiện theo phạm vi trách nhiệm, thỏa thuận dịch vụ và quy định pháp luật áp dụng.

11Quyền của chủ thể dữ liệu cá nhân

Theo quy định pháp luật hiện hành, bạn có thể thực hiện các quyền liên quan đến dữ liệu cá nhân của mình, bao gồm:

• Được biết về hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân.

• Đồng ý, không đồng ý hoặc rút lại sự đồng ý trong trường hợp áp dụng.

• Xem, chỉnh sửa hoặc yêu cầu chỉnh sửa dữ liệu.

• Yêu cầu cung cấp, xóa hoặc hạn chế xử lý dữ liệu trong trường hợp pháp luật quy định.

• Phản đối việc xử lý dữ liệu theo điều kiện pháp luật áp dụng.

• Khiếu nại, tố cáo, khởi kiện hoặc yêu cầu bồi thường theo quy định.

• Yêu cầu thực hiện các biện pháp bảo vệ dữ liệu cá nhân theo quy định pháp luật.

• Thực hiện các quyền khác được pháp luật bảo đảm.

Việc thực hiện các quyền này có thể chịu điều kiện, giới hạn hoặc ngoại lệ theo pháp luật, chẳng hạn nghĩa vụ lưu trữ hồ sơ hoặc yêu cầu hợp pháp của cơ quan có thẩm quyền.

12Tiếp nhận yêu cầu về dữ liệu cá nhân

Bạn có thể gửi yêu cầu liên quan đến dữ liệu cá nhân hoặc bảo mật thông tin qua các kênh liên hệ chính thức của Phần Mềm Việt được công bố trên website.

Để hỗ trợ xử lý, bạn nên cung cấp thông tin liên hệ, nội dung yêu cầu và thông tin cần thiết để xác định dữ liệu liên quan.

Chúng tôi có thể yêu cầu xác minh danh tính ở mức phù hợp nhằm ngăn chặn việc truy cập, cung cấp hoặc chỉnh sửa dữ liệu trái phép.

Các yêu cầu sẽ được tiếp nhận và xử lý theo trình tự, thời hạn và điều kiện của pháp luật hiện hành. Nếu yêu cầu không thể được thực hiện toàn bộ, chúng tôi sẽ phản hồi lý do trong phạm vi pháp luật cho phép.

13Tiếp thị và thông báo dịch vụ

Chúng tôi có thể gửi thông báo về tài khoản, giao dịch, gia hạn, cập nhật phần mềm và các vấn đề cần thiết để cung cấp dịch vụ.

Thông tin giới thiệu sản phẩm, chương trình ưu đãi hoặc nội dung tiếp thị được gửi khi có căn cứ pháp lý phù hợp.

Bạn có thể từ chối nhận thông tin tiếp thị thông qua chức năng hủy đăng ký (nếu có) hoặc liên hệ với chúng tôi. Việc từ chối tiếp thị không ảnh hưởng đến các thông báo cần thiết để thực hiện hợp đồng, bảo mật tài khoản hoặc đáp ứng nghĩa vụ pháp luật.

14Dữ liệu của trẻ em và dữ liệu nhạy cảm

Chúng tôi không chủ động yêu cầu cung cấp dữ liệu cá nhân nhạy cảm hoặc dữ liệu của trẻ em nếu không cần thiết cho dịch vụ.

Nếu phát sinh việc xử lý các loại dữ liệu này, chúng tôi sẽ áp dụng căn cứ xử lý, điều kiện, thủ tục và biện pháp bảo vệ tương ứng theo quy định pháp luật.

Khách hàng không nên nhập dữ liệu cá nhân nhạy cảm vào phần mềm nếu không cần thiết hoặc chưa xác định được căn cứ xử lý hợp pháp.

15Trách nhiệm của các bên

MekongSoft có trách nhiệm:

• Xử lý dữ liệu trong phạm vi mục đích và căn cứ pháp lý phù hợp.

• Áp dụng biện pháp bảo vệ thông tin tương ứng với vai trò và trách nhiệm của mình.

• Quản lý việc truy cập, chia sẻ thông tin trong phạm vi kiểm soát.

• Tiếp nhận yêu cầu, phản ánh và xử lý sự cố theo quy định áp dụng.

• Thực hiện nghĩa vụ pháp lý liên quan đến bảo vệ dữ liệu cá nhân.

Khách hàng và người sử dụng có trách nhiệm:

• Cung cấp thông tin chính xác và có quyền cung cấp dữ liệu.

• Bảo vệ tài khoản và quản lý quyền truy cập.

• Thực hiện nghĩa vụ thông báo, xin sự đồng ý hoặc các nghĩa vụ khác khi xử lý dữ liệu cá nhân của người khác.

• Không truy cập, khai thác hoặc tiết lộ thông tin trái phép.

• Thông báo kịp thời khi phát hiện sự cố có liên quan.

Trách nhiệm cụ thể của mỗi bên được xác định theo vai trò thực tế, hợp đồng và quy định pháp luật.

16Cập nhật chính sách

Chúng tôi có thể cập nhật chính sách này để phản ánh thay đổi về dịch vụ, công nghệ, quy trình xử lý hoặc quy định pháp luật.

Phiên bản cập nhật sẽ được công bố trên website Phần Mềm Việt cùng ngày cập nhật hoặc ngày có hiệu lực khi cần thiết.

Nếu thay đổi ảnh hưởng đáng kể đến mục đích hoặc cách thức xử lý dữ liệu cá nhân và pháp luật yêu cầu thông báo hoặc lấy lại sự đồng ý, chúng tôi sẽ thực hiện các bước tương ứng trước khi áp dụng hoạt động xử lý đó.

Thông tin liên hệ

CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM MEKONG

• Thương hiệu: Phần Mềm Việt

• Website: https://phanmemviet.com.vn

• Email: info@phanmemviet.com.vn

• Điện thoại: 0901 000 508

Khi có câu hỏi, phản ánh hoặc yêu cầu liên quan đến dữ liệu cá nhân và bảo mật thông tin, vui lòng liên hệ qua các kênh chính thức nêu trên.

Căn cứ pháp lý chính: Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15, Nghị định số 356/2025/NĐ-CP và các quy định pháp luật có liên quan, được áp dụng theo phiên bản có hiệu lực tại từng thời điểm.