Đặc trưng khác biệt của phần mềm quản lý kho giúp mang lại lợi ích to lớn

Quản lý hoạt động của kho hàng là điều không hề đơn giản khiến các doanh nghiệp luôn phải gặp tình trạng đau đầu và khó khăn. Đặc biệt là khi theo dõi hàng hóa, linh phụ kiện, sản phẩm,...Chính vì vậy mà phần mềm quản lý kho ra đời nhằm tối ưu hóa hoạt động kinh doanh của đơn vị hay công ty hiện nay.

Phần mềm quản lý kho phù hợp sử dụng với những đối tượng nào?

Quản lý kho là công việc kiểm soát các hoạt động hàng ngày của kho hàng như xuất nhập, tồn hay chuyển kho,...Việc quản lý kho hiệu quả giúp giảm chi phí cũng như nâng cao doanh thu cho các cửa hàng, doanh nghiệp. Trong đó đối với các đơn vị như cửa hàng hay doanh nghiệp nhỏ có thể quản lý kho bằng file Excel vì số lượng sản phẩm không nhiều.

Tuy nhiên khi mở rộng quy mô khiến cho số lượng hàng hóa lên đến hàng nghìn sản phẩm khác nhau hay có nhiều kho hàng. Chính vì vậy các đơn vị kinh doanh cần phải sử dụng phần mềm quản lý kho nhằm rút ngắn thời gian, tiết kiệm nhân lực, chi phí cũng như nâng cao hiệu quả quản lý.

Đặc trưng khác biệt giúp ích cho công việc mà phần mềm quản lý kho mang lại

Hiện nay phần mềm quản lý kho đang dần trở thành một giải pháp hữu hiệu mang lại cho người dùng nhiều lợi ích nổi bật trong quá trình vận hành và làm việc. Điều này có được nhờ vào các tính năng vượt trội mà công cụ này mang đến.

Bao gồm:

Quản lý và kiểm soát nhập kho

Việc sử dụng phần mềm quản lý kho giúp bạn tối ưu hóa quá trình nhập hàng. Trong đó công cụ này mang lại các lợi ích to lớn như:

• Các mặt hàng đều được sắp xếp đặt đúng quy định giúp tối ưu hóa không gian cũng như dễ dàng tìm kiếm hay đóng hàng theo phiếu, lệnh.

• Tích hợp được với nhiều thiết bị tiên tiến và thông minh hiện nay như quét mã vạch, giọng nói,...

• Lên kế hoạch nhận hàng hóa di chuyển về kho giúp cho quá trình bố trí chỗ để trở nên hiệu quả. Nhờ vậy mà năng suất lao động của mọi người cũng tăng lên đáng kể.

• Hàng hóa vận chuyển, truy xuất hay kiểm kê số lượng tồn kho trở nên dễ dàng và chính xác hơn.

Quản lý và kiểm soát xuất kho

Việc sử dụng phần mềm này giúp bạn tối ưu hóa quá trình xuất hàng dựa theo thuật toán cao cấp được tích hợp trên hệ thống. Do đó ứng dụng mang đến người dùng các lợi ích cụ thể như:

• Giúp gợi ý về kế hoạch hay phương án lấy hàng cũng như di chuyển.

• Tối ưu thời gian lấy hàng nhằm tăng hiệu quả vận hành trong kho hàng. Đặc biệt là quy trình di chuyển giữa các điểm giao hàng cũng trở nên nhanh gọn và tiết kiệm chi phí.

• Quy trình đóng gói hay dán nhãn được kiểm soát và nắm chắc các dữ liệu quan trọng như: kích thước, trọng lượng, số lượng kiện,....

Kiểm soát và quản lý hàng tồn kho

Phần mềm được xây dựng nhằm giúp người dùng trong khâu tính toán, kiểm soát hàng tồn kho. Trong đó các tính năng ưu việt có thể kể đến như:

• Công cụ được trang bị hệ thống cảnh báo tự động nhằm hạn chế tình trạng thiếu hàng hóa. Đồng thời ứng dụng cũng thông báo các mặt hàng không được cung cấp trong thời gian qua để giúp bạn nắm được dữ liệu cũng như lên kế hoạch phù hợp tìm nguồn cung ứng và chiến lược kinh doanh phù hợp.

• Phân tích dữ liệu các mặt hàng tồn kho để người dùng có kế hoạch cung ứng hiệu quả.

Phân loại phần mềm quản lý kho mà doanh nghiệp cần biết

Phần mềm quản lý kho là công cụ chuyên dụng thực hiện các chức năng hướng dẫn, kiểm soát cũng như theo dõi mọi hoạt động xuất, nhập, lưu trữ hay tồn hàng trong kho,...Trong đó phần mềm này cũng có nhiều như quản lý bằng excel, access, quản lý online,...

Phần mềm quản lý kho miễn phí

Do tính chất phức tạp của hoạt động quản lý kho nên rất nhiều cửa hàng hay doanh nghiệp thường ngại trong vấn đề kiểm kho thường xuyên, dẫn đến tình trạng thất thoát hay khó kiểm soát hàng hóa. Trong đó công cụ này giúp công việc trở nên dễ dàng hơn nhờ được tích hợp các thiết bị đọc mã vạch để người dùng có thể kiểm kho sản phẩm theo mã vạch, mã imei, số serial,...

Tuy nhiên phần mềm quản lý kho miễn phí thường không có độ bảo mật cao, bởi đây là loại công cụ offline nên mọi dữ liệu đều được lưu trữ trên một máy tính. Do đó khi không may xảy ra tình trạng mất điện, thiết bị hỏng hay bị nhiễm virus,...thì các dữ liệu có nguy cơ mất trắng hoàn toàn. 

Đồng thời không phải ai cũng có thể sử dụng được loại phần mềm này, bởi đòi hỏi người dùng phải có am hiểu nhất định để vận hành tốt. Chính vì vậy đây sẽ là hạn chế khá lớn vì nếu phải đào tạo nhân viên biết cách sử dụng sẽ gây tốn kém ảnh hưởng đến quá trình làm việc của doanh nghiệp.

Phần mềm quản lý kho trả phí

Đối với các doanh nghiệp thuộc cơ sở nhỏ chưa có nhiều mặt hàng thì phần mềm quản lý kho miễn phí sẽ là giải pháp khá tối ưu. Tuy nhiên nếu doanh nghiệp của bạn phải làm việc với số lượng hàng hóa nhiều thì phần mềm trả phí sẽ là sự lựa chọn hoàn toàn phù hợp. Bởi:

• Đây là loại phần mềm dạng online nên có thể sử dụng mọi lúc mọi nơi. Ngoài ra người dùng hoàn toàn có thể vận hành ngay trên các thiết bị như điện thoại, iPad,...mà không cần phải dùng trên máy tính như phần mềm miễn phí.

• Công cụ này còn mang đến sự đơn giản, dễ sử dụng và phù hợp với nhiều người dùng khác nhau.

• Phần mềm còn có chức năng phần quyền kho cho nhân viên để có thể xem dữ liệu xuất-nhập-tồn kho được phân quyền mà không thể truy cập vào dữ liệu của người khác. Do đó các thông tin sẽ được đảm bảo tính bảo mật, độ an toàn cho doanh nghiệp.

Có thể thấy phần mềm quản lý kho đang dần trở nên phổ biến và được người dùng tin tưởng cũng như sử dụng rộng rãi. Công cụ này hứa hẹn sẽ mang lại nhiều lợi ích to lớn giúp bạn hài lòng cũng như tin tưởng để sử dụng lâu dài.

>>> Xem ngay: Các chức năng tiêu biểu của Phần Mềm Việt giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả quản lý và kinh doanh