Tầm quan trọng của phần mềm quản lý công việc đối với doanh nghiệp

Hòa theo dòng chảy số hóa hiện nay, việc sử dụng phần mềm quản lý công việc là vô cùng cần thiết đối với mỗi doanh nghiệp. Điều này không chỉ giúp nâng cao hiệu suất làm việc mà còn dễ dàng đánh giá năng lực của từng nhân viên trong công ty. Ở bài viết hôm nay, hãy cùng phanmemviet.com tìm hiểu rõ hơn về loại công cụ hữu ích này. 

Những tính năng cơ bản của phần mềm quản lý công việc

Hiện nay có không ít phần mềm quản lý công việc ra đời với nhiều tính năng hấp dẫn. Tuy nhiên, dù đổi mới đến đâu thì nó cũng phải đáp ứng được những nhu cầu cơ bản sau:

Thiết lập kế hoạch, giao việc và điều phối

Một phần mềm quản lý tốt sẽ giúp người sử dụng thuận tiện hơn trong vấn đề giải quyết công việc. Chẳng hạn như lên kế hoạch, phân chia, bố trí và điều phối công việc nhanh chóng.

Với tiện ích đám mây, người dùng hiện nay có thể sử dụng phần mềm quản lý công việc mọi lúc mọi nơi bằng điện thoại, pc, máy tính bảng, laptop,...

Tính năng quản lý tích hợp

Phần mềm phải có khả năng quản lý đa chiều, bao gồm Công việc - Nguồn lực - Hiệu suất. Thay vì làm việc trên nhiều nền tảng công cụ rời rạc (Gmail, Excel, Word, Skype, Drive,...), nhà quản trị lúc này chỉ cần tập trung theo dõi trên một hệ thống phần mềm duy nhất.

Báo cáo và đo lường công việc

Báo cáo, đo lường công việc dễ dàng

Thông qua phần mềm quản lý, ban quản trị sẽ dễ dàng nắm bắt và kiểm soát được báo cáo tổng quan, trạng thái hay chi tiết tiến độ dự án trên nhiều phương diện khác nhau. 

Tính năng tương tác

Đảm bảo sự giao tiếp hiệu quả giữa bộ phận quản lý và nhân viên hay các phòng ban với nhau giúp đảm bảo chất lượng cùng thời gian hoàn thành công việc một cách tốt nhất.  

Tầm quan trọng của phần mềm quản lý công việc

Áp dụng phần mềm quản lý vào công việc sẽ giúp bạn điều hành doanh nghiệp, kiểm soát và đánh giá nhân viên hiệu quả hơn. Vậy tầm quan trọng của phần mềm quản lý công việc đối với mỗi đơn vị tổ chức là gì? Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu ngay sau đây.

Quản lý theo hướng tập trung

Nhờ sử dụng phần mềm mà người quản trị có thể quản lý toàn bộ công việc theo hướng tập trung. Nghĩa là mọi sự điều hành, giám sát, kiểm tra hay truyền tải thông tin đến toàn bộ nhân viên đều chỉ đều thông qua một phần mềm duy nhất. Điều này giúp giảm tải tối ưu thời gian truy cập, làm việc phức tạp trên nhiều nền tảng khác nhau. 

Tăng tốc tối ưu hiệu quả xử lý công việc

Sử dụng phần mềm quản lý để phân tích, sắp xếp các công việc ưu tiên một cách khoa học. Nhờ vậy, doanh nghiệp sẽ định hình được hướng đi cụ thể hơn mà không bị chậm trễ hay trì trệ dự án.  

Mặt khác, thay vì phải tổ chức hay tham gia những cuộc họp trực tiếp thì bạn có thể phân bổ hay bàn giao công việc chỉ bằng vài cú nhấp chuột. Với hệ thống quản lý chung, bất kỳ nhân viên cũng dễ dàng nắm bắt nhiệm vụ của mình.

Kiểm soát ngân sách chặt chẽ

Phần mềm quản lý công việc giúp phân chia ngân sách một cách rõ ràng, minh bạch và chặt chẽ hơn. Qua đó, người quản trị có thể kiểm soát, nắm mọi nguồn thu chi hay tránh tình trạng thất thoát tài chính của doanh nghiệp  

Tiết kiệm thời gian và chi phí

Việc tổ chức thường xuyên các cuộc họp hoặc buổi đánh giá năng lực nhân viên khiến cho doanh nghiệp tiêu tốn không ít thời gian và tiền bạc. Tuy nhiên, với phần mềm quản lý công việc, mọi thứ đều có thể trao đổi qua hệ thống chung mà chẳng cần gặp mặt trực tiếp. Chính vì thế mà nó được xem là cách quản trị công việc tiết kiệm nhất.  

Bí quyết lựa chọn phần mềm quản lý công việc chất lượng

Để nâng cao hiệu suất công việc, doanh nghiệp cần phải lựa chọn được một phần mềm quản lý phù hợp và chất lượng. Sau đây là vài tips hữu ích mà Phần Mềm Việt muốn thông tin đến bạn:

• Lựa chọn phần mềm quản lý công việc đáp ứng nhu cầu thực tế. 
• Xác định rõ ràng nền tảng muốn sử dụng. Có hai dạng phổ biến hiện nay là: All-in-one: Dữ liệu tập trung, dễ kết nối, giao diện đơn giản, chi phí thấp. Microservice (chuyên biệt hơn): Dữ liệu độc lập, mỗi microservice lại đại diện cho một tính năng, chi phí cao. 
• Sử dụng phần mềm phù hợp với ngân sách công ty
• Tìm hiểu kỹ lưỡng dịch vụ chăm sóc khách hàng và chính sách bảo hành của đơn vị cung cấp phần mềm.
• Đọc review đánh giá những phần mềm quản lý công việc tốt nhất trên nhiều nguồn thông tin khác nhau. 
• Xin bản demo, dùng thử phần mềm nhiều lần trước khi đăng ký chính thức.

Bài viết trên đây đã trình bày rất rõ về tầm quan trọng của các phần mềm quản lý công việc. Hy vọng độc giả đã có thêm nhiều thông tin hữu ích cho mình. Nếu bạn có thắc mắc gì hay cần chúng tôi tư vấn về các phần mềm quản lý uy tín, chất lượng cao thì xin vui lòng liên hệ qua:

TRỤ SỞ CHÍNH PHẦN MỀM VIỆT

Địa chỉ: 64 Nguyễn Đình Chiểu, Phường Đa Kao, Quận 1, TP.HCM

Tổng đài hỗ trợ: 0939 551 190 - 0901 000 508

Email: support@mekongsoft.com.vn