Công cụ quản lý thu chi hiệu quả cho cửa hàng bán lẻ, nhà phân phối

Đối với những chủ cửa hàng, việc quản lý thu chi sẽ mất khá nhiều thời gian và công sức. Đặc biệt là tại thời điểm giao mùa, khi các chương trình xả hàng đẩy số lượng khách và giao dịch tăng đột biến như tại các cửa hàng thời trang, mỹ phẩm,...  

Bài viết dưới đây sẽ gợi ý cho bạn cách quản lý thu chi đơn giản và hiệu quả nhất.

1. Quản lý chặt chẽ thu chi cho cửa hàng bán lẻ bằng cách nào? 

- Quản lý thu

Đối với các cửa hàng nhỏ, lượt khách ra vào hằng ngày không nhiều mà quản lý bằng sổ sách truyền thống đã bộc lộ nhiều nhược điểm, sai sót thường xuyên xảy ra huống chi khi cửa hàng có quy mô lớn, số lượng đơn hàng và lượng khách ngày một tăng. Điều này bắt buộc các chủ cửa hàng phải nhờ đến công cụ hỗ trợ để quản lý nhanh chóng, chính xác, hiệu quả hơn.

Biết được nhu cầu của các chủ cửa hàng cùng với sự phát triển của công nghệ hiện đại, các phần mềm bán hàng hiện nay đều có những tính năng phù hợp giúp chủ cửa hàng quản lý khoản thu. Với mỗi giao dịch sẽ được xuất hóa đơn và lưu lại trên hệ thống, tổng nguồn thu sẽ được cộng dồn thành báo cáo số liệu và biểu đồ chủ cửa hàng sẽ không phải dò dẫm từng giao dịch và thực hiện cách tính toán thủ công như trước đây.

- Quản lý chi

Trong quá trình hoạt động của cửa hàng bán lẻ, bên cạnh các khoản thu còn có những khoản chi. Những khoản chi có thể là tiền mặt bằng, tiền lương nhân viên, tiền nâng cấp, mở rộng quy mô cửa hàng,… Những khoản chi này nếu không được quản lý chặt chẽ sẽ gây nên sự thâm hụt nguồn vốn, còn nếu không có cơ sở đối chiếu rõ ràng có thể gây mâu thuẫn nội bộ.

Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng để quản lý các khoản chi là một lựa chọn đúng đắn đối với chủ cửa hàng bán lẻ. Cũng giống như quản lý thu, mỗi giao dịch chi sẽ được xuất phiếu chi với đầy đủ các chi tiết và thông tin cần thiết, đồng thời giao dịch này cũng được ghi nhận lại rõ ràng trong hệ thống giúp chủ cửa hàng dễ dàng tìm kiếm mỗi khi cần đến.

- Quản lý công nợ

Quản lý công nợ được xem là một trong những vấn đề nan giải bởi tính phức tạp của nó. Các tình huống phát sinh công nợ thường gặp phải do chủ cửa hàng muốn giữ mối quan hệ thân thiết với khách hàng. Nếu không có công cụ quản lý chi tiết và hệ thống các khoản nợ của khách hàng, thông tin liên lạc hay địa chỉ rõ ràng sẽ gây khó khăn cho việc thu hồi công nợ, ảnh hưởng lớn đến vốn và xoay vòng vốn kinh doanh.

Có rất nhiều cách để quản lý công nợ hiệu quả như đặt ra mức nợ và thời gian cố định cho mỗi khách hàng, ghi chép cẩn thận mỗi khoản nợ, mỗi khách hàng… nhưng hiệu quả hơn cả vẫn là sử dụng phần mềm quản lý bán hàng. Phần mềm quản lý bán hàng sẽ lưu trên hệ thống tên khách hàng với các thông tin cá nhân và liên lạc cần thiết cùng với các khoản công nợ phát sinh nếu có. Giúp chủ cửa hàng quản lý tốt công nợ, không gặp phải tình trạng thiếu hụt nguồn vốn hay chậm trễ trong việc tái đầu tư.

2. Phần mềm quản lý bán hàng mang lại lợi ích gì khi quản lý thu chi?

- Quản lý chặt chẽ

Phần mềm quản lý bán hàng với đầy đủ các tính năng quản lý thu, chi, công nợ, báo cáo tình hình dạng biểu đồ trực quan hứa hẹn sẽ là một trợ thủ đắc lực cho giới kinh doanh trong việc quản lý cửa hàng nói chung và quản lý thu chi nói riêng. Tình trạng hằng ngày phải tốn một khoảng thời gian để kiểm tra sổ sách mà vẫn cứ sai sót sẽ không còn là nỗi lo.

Đặc biệt, vào thời điểm giao mùa, các cửa hàng đồng loạt xả kho, giải phóng hàng tồn, tạo các chương trình khuyến mãi thu hút lượng lớn khách hàng đến mua sắm. Trong những ngày này, phần mềm quản lý bán hàng sẽ hỗ trợ rất tốt để quản lý chặt chẽ các khoản thu và chi, hạn chế tối đa sai sót nhầm lẫn khi lượng giao dịch tăng đột biến.

Bạn có thể áp dụng khuyến mại cho từng mặt hàng hay nhóm hàng. Tất cả các thông tin về hàng khuyến mại và giá trị khuyến mại đều được thể hiện rõ ràng trên hóa đơn, giúp người bán hàng và cả khách hàng có thể dễ ràng rà soát. Không chỉ vậy, khi phát sinh giao dịch Trả hàng thì giá trị khuyến mại đã được áp dụng cho khách cũng sẽ được thể hiện trên hóa đơn Trả hàng, giúp bạn hay nhân viên không bị nhầm lẫn khi hoàn tiền cho khách.

- Tiết kiệm thời gian

Với các tính năng hỗ trợ như đã nêu trên, sử dụng phần mềm quản lý bán hàng sẽ giúp chủ các cửa hàng thời trang quản lý thu chi chặt chẽ, tiết kiệm thời gian, tiền bạc và công sức mà lại còn rất hiệu quả. Khi kiểm soát được tình hình thu chi của cửa hàng, vấn đề xoay vòng vốn hay tái đầu tư sẽ không còn gặp phải khó khăn.

- Báo cáo trực quan

Việc lập các bảng báo cáo chi tiết, cụ thể về doanh thu, lợi nhuận, nhân viên,… một cách rõ ràng, dễ hiểu không phải là một việc dễ dàng. Chức năng thể hiện báo cáo dạng truyền thống và cả dạng sơ đồ trực quan theo ngày, tháng, năm, phần mềm quản lý bán hàng giúp chủ cửa hàng có cái nhìn tổng thể hơn về hoạt động và tình hình tài chính của cửa hàng.

Tham khảo:

>> Phần mềm quản lý bán hàng nhà phân phối