Kinh nghiệm chọn phần mềm quản lý bán hàng vật liệu xây dựng

Trong ngành vật liệu xây dựng, việc quản lý bán hàng luôn là bài toán khó đối với chủ cửa hàng và doanh nghiệp. Đặc thù hàng hóa nặng, cồng kềnh, nhiều đơn vị tính như bao, cây, mét, tấn, khối, cùng với giá vật liệu biến động liên tục khiến việc quản lý bằng sổ sách hoặc Excel dễ phát sinh sai sót. Đó là lý do ngày càng nhiều cửa hàng VLXD tìm đến phần mềm quản lý bán hàng vật liệu xây dựng như một giải pháp tất yếu để vận hành hiệu quả và bền vững.

Tuy nhiên, trên thị trường hiện nay có rất nhiều phần mềm với lời quảng cáo hấp dẫn, khiến không ít chủ cửa hàng băn khoăn không biết đâu là lựa chọn phù hợp. Bài viết này sẽ chia sẻ kinh nghiệm chọn phần mềm quản lý bán hàng vật liệu xây dựng thực tế, giúp bạn tránh sai lầm và chọn đúng giải pháp phù hợp với mô hình kinh doanh của mình.

1. Hiểu rõ đặc thù kinh doanh vật liệu xây dựng trước khi chọn phần mềm

Trước khi tìm hiểu phần mềm, điều quan trọng nhất là bạn cần hiểu rõ đặc thù cửa hàng VLXD của mình:

- Kinh doanh bán lẻ hay bán sỉ, hay kết hợp cả hai

- Có bán cho nhà thầu, công trình, khách quen ghi nợ dài ngày hay không

- Có bao nhiêu kho, bao nhiêu chi nhánh

- Danh mục hàng hóa có nhiều quy cách, đơn vị tính khác nhau không

Nhiều cửa hàng mắc sai lầm khi chọn phần mềm bán hàng chung cho tạp hóa hoặc shop nhỏ, dẫn đến không quản lý được hàng hóa theo mét, khối, tấn hoặc không theo dõi được công nợ công trình. Vì vậy, ưu tiên phần mềm chuyên ngành vật liệu xây dựng sẽ giúp bạn giải quyết đúng vấn đề ngay từ đầu.

2. Ưu tiên phần mềm quản lý được nhiều đơn vị tính

Đối với cửa hàng vật liệu xây dựng, đơn vị tính hàng hóa luôn là vấn đề phức tạp và dễ gây sai sót nhất nếu phần mềm không đáp ứng đúng đặc thù. Không giống các ngành bán lẻ thông thường, vật liệu xây dựng được bán theo nhiều cách khác nhau như bao xi măng, cây sắt thép, mét dài, mét vuông, tấn hay mét khối. Trong thực tế, cùng một mặt hàng có thể vừa nhập theo tấn nhưng lại bán ra theo cây hoặc mét.

Vì vậy, khi chọn phần mềm quản lý bán hàng vật liệu xây dựng, bạn cần ưu tiên giải pháp cho phép khai báo nhiều đơn vị tính cho cùng một sản phẩm và có khả năng quy đổi linh hoạt giữa các đơn vị đó. Phần mềm phải đảm bảo tính toán giá bán, số lượng và tồn kho một cách chính xác dù bạn bán theo bất kỳ đơn vị nào. Nếu hệ thống không hỗ trợ tốt vấn đề này, chỉ sau một thời gian ngắn, số liệu tồn kho và lợi nhuận sẽ bị sai lệch, gây khó khăn cho việc kiểm soát kinh doanh.

3. Phải quản lý tồn kho chính xác theo thực tế

Một trong những nỗi đau lớn nhất của cửa hàng VLXD là thất thoát kho.

Phần mềm quản lý bán hàng vật liệu xây dựng hiệu quả cần đáp ứng:

- Theo dõi tồn kho theo từng kho, từng vị trí

- Cập nhật tồn kho ngay khi bán hàng, nhập hàng

- Cho phép kiểm kho, điều chỉnh chênh lệch

- Báo cáo tồn kho chi tiết, dễ kiểm tra

Kinh nghiệm thực tế cho thấy, cửa hàng sử dụng phần mềm quản lý kho tốt có thể giảm thất thoát từ 10 đến 30 phần trăm so với quản lý thủ công.

4. Bắt buộc phải quản lý công nợ khách hàng và nhà thầu

Trong ngành vật liệu xây dựng, bán thiếu, bán gối đầu là chuyện rất phổ biến. Nếu không quản lý công nợ chặt chẽ, cửa hàng rất dễ rơi vào tình trạng:

- Không nhớ khách nợ bao nhiêu

- Quên hạn thanh toán

- Nhầm lẫn giữa các công trình

Khi chọn phần mềm, bạn nên kiểm tra kỹ các tính năng:

- Theo dõi công nợ chi tiết theo từng khách hàng

- Tách riêng công nợ theo từng công trình, từng hóa đơn

- Báo cáo công nợ đến hạn, quá hạn

- Lịch sử thanh toán rõ ràng

Đây là yếu tố giúp chủ cửa hàng kiểm soát dòng tiền và hạn chế rủi ro mất vốn.

5. Phần mềm cần hỗ trợ quản lý giá bán linh hoạt

Giá vật liệu xây dựng luôn biến động theo thị trường, thời điểm và nhà cung cấp. Có những giai đoạn giá thay đổi liên tục từng ngày, thậm chí trong cùng một tuần. Nếu phần mềm không hỗ trợ quản lý giá linh hoạt, chủ cửa hàng sẽ rất vất vả trong việc cập nhật và dễ bán sai giá, ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận.

Kinh nghiệm thực tế cho thấy, phần mềm phù hợp cần cho phép cập nhật giá nhanh chóng, áp dụng nhiều mức giá khác nhau cho từng nhóm khách hàng như khách lẻ, khách sỉ, nhà thầu hay công trình lớn. Ngoài ra, việc lưu lại lịch sử thay đổi giá cũng rất quan trọng để chủ cửa hàng có thể đối chiếu, kiểm soát và đưa ra quyết định kinh doanh hợp lý hơn. Đối với ngành VLXD, khả năng bán theo giá thỏa thuận hoặc giá riêng cho từng khách hàng là yếu tố gần như bắt buộc.    

6. Giao diện dễ dùng, phù hợp với nhân viên kho và bán hàng

Một sai lầm phổ biến khi chọn phần mềm là chỉ quan tâm đến tính năng mà bỏ qua yếu tố dễ sử dụng. Thực tế tại nhiều cửa hàng vật liệu xây dựng cho thấy, không phải nhân viên nào cũng rành máy tính hay công nghệ. Nhân viên kho cần thao tác nhanh, rõ ràng, trong khi nhân viên bán hàng cần xử lý hóa đơn gọn gàng và chính xác.

Do đó, phần mềm quản lý bán hàng vật liệu xây dựng cần có giao diện trực quan, tiếng Việt dễ hiểu và quy trình thao tác đơn giản. Các bước bán hàng, nhập kho, kiểm kho phải logic và hạn chế nhập liệu rườm rà. Khi phần mềm dễ dùng, nhân viên sẽ nhanh chóng làm quen, giảm sai sót trong quá trình làm việc và giúp cửa hàng vận hành trơn tru hơn mà không mất nhiều thời gian đào tạo.

7. Có báo cáo rõ ràng để chủ cửa hàng ra quyết định

Một kinh nghiệm quan trọng khác là đừng chỉ nhìn vào chức năng bán hàng, mà hãy quan tâm đến hệ thống báo cáo.

Phần mềm quản lý bán hàng vật liệu xây dựng nên cung cấp:

- Báo cáo doanh thu theo ngày, tháng

- Báo cáo lợi nhuận

- Báo cáo tồn kho

- Báo cáo công nợ

- Báo cáo nhập xuất tồn

Nhờ các báo cáo này, chủ cửa hàng có thể nắm được tình hình kinh doanh mọi lúc, kể cả khi không có mặt trực tiếp tại cửa hàng.

8. Ưu tiên phần mềm có hỗ trợ lâu dài và tùy chỉnh

Nhiều chủ cửa hàng vật liệu xây dựng thường lựa chọn phần mềm chỉ dựa trên tiêu chí giá rẻ mà chưa quan tâm đúng mức đến dịch vụ hỗ trợ sau bán. Tuy nhiên, trong quá trình sử dụng thực tế, việc phát sinh vấn đề kỹ thuật, thay đổi quy trình kinh doanh hay mở rộng quy mô là điều khó tránh khỏi.

Kinh nghiệm cho thấy, bạn nên ưu tiên những đơn vị cung cấp phần mềm có đội ngũ hỗ trợ rõ ràng, sẵn sàng hướng dẫn khi cần và có khả năng tùy chỉnh hệ thống theo mô hình kinh doanh VLXD. Một phần mềm được hỗ trợ và nâng cấp lâu dài sẽ giúp cửa hàng thích nghi tốt hơn với sự thay đổi của thị trường, đồng thời đảm bảo việc đầu tư phần mềm mang lại giá trị bền vững chứ không chỉ sử dụng trong thời gian ngắn.

9. Giải pháp phần mềm quản lý bán hàng vật liệu xây dựng tại Phần Mềm Việt

Từ kinh nghiệm triển khai thực tế cho nhiều cửa hàng và đại lý VLXD, Phần Mềm Việt đã phát triển giải pháp phần mềm quản lý bán hàng vật liệu xây dựng chuyên sâu, đáp ứng đúng đặc thù ngành.

Phần mềm hỗ trợ:

- Quản lý bán hàng VLXD theo mét, khối, tấn, cây

- Quản lý kho chính xác

- Quản lý công nợ khách hàng, nhà thầu

- Quản lý thu chi, dòng tiền

- Báo cáo kinh doanh chi tiết

- Phân quyền nhân viên rõ ràng

Giải pháp phù hợp cho cửa hàng VLXD nhỏ, đại lý lớn và doanh nghiệp nhiều chi nhánh.

Việc lựa chọn đúng phần mềm quản lý bán hàng vật liệu xây dựng không chỉ giúp bạn quản lý dễ dàng hơn mà còn trực tiếp ảnh hưởng đến lợi nhuận và sự phát triển lâu dài của cửa hàng. Hy vọng những kinh nghiệm chọn phần mềm quản lý bán hàng vật liệu xây dựng trên sẽ giúp bạn đưa ra quyết định đúng đắn, tránh lãng phí thời gian và chi phí.

>> Tham khảo: Phần mềm quản lý bán hàng vật liệu xây dựng​

Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp phù hợp, dễ dùng và đúng chuyên ngành VLXD, hãy liên hệ Phần Mềm Việt để được tư vấn miễn phí.

Thông tin liên hệ Phần Mềm Việt

Địa chỉ: 64 Nguyễn Đình Chiểu, phường Tân Định, TP. Hồ Chí Minh

Hotline: 0901 082 508

Website: https://phanmemviet.com.vn​