Phần mềm quản lý kho - Giải pháp toàn diện cho mọi doanh nghiệp

Quản lý kho hàng luôn là một trong những công việc quan trọng ở mỗi doanh nghiệp. Doanh thu và hoạt động doanh nghiệp có hiệu quả hay không đều phụ thuộc vào quá trình quản lý kho hàng. Vì sao quản lý kho hàng thủ công lại dần trở nên lạc hậu và phần mềm quản lý kho trở thành giải pháp hiệu quả cho mọi doanh nghiệp?

Những khó khăn trong việc quản lý kho hàng

Quản lý kho theo kiểu thủ công truyền thống vẫn luôn tồn tại rất nhiều khó khăn và rủi ro mà các chủ doanh nghiệp đều có thể nhìn thấy được. Sau đây là những khó khăn cụ thể trong từng khâu:

Nhập kho

Nhập hàng kiểu thủ công truyền thống sẽ dễ dẫn đến những sai sót khi ghi nhận các lô nhập hàng, tính tổng giá trị, thông tin đơn hàng cũng bị chậm trễ và mất nhiều thời gian. Ngoài ra, thủ kho sẽ rất khó để có thể nhớ được hết các mặt hàng và khó khăn trong việc sắp xếp hàng hóa theo thứ tự ưu tiên từ cũ đến mới đúng theo yêu cầu từ cấp trên.

Việc sắp xếp hàng theo đúng vị trí đã quy định từ trước và ghi nhớ bảng giá của từng mặt hàng cũng gặp nhiều thách thức, đòi hỏi kinh nghiệm từ người thủ kho. Những mặt hàng bị trả về từ thị trường cũng sẽ rất khó để kiểm soát bởi trí nhớ của con người là có giới hạn.

Xuất hàng

Việc soạn hàng cho xuất kho cũng mất nhiều thời gian hơn bởi đôi khi phải nạp cùng lúc quá nhiều thông tin và người thủ kho sẽ không thể nhớ hết được số lô hàng và hàng nào bán cho khách hàng nào với giá bao nhiêu. 

Nếu không may xảy ra sự cố mất mát, hư hỏng, thiếu hàng, tính giá bị sai lệch thì cũng rất khó để truy tìm ra nguyên nhân và sai sót bắt nguồn từ đâu. Đặc biệt là đối với những đơn hàng có số lượng lớn, thủ kho sẽ phải mất nhiều thời gian khi thực hiện thao tác quản lý thủ công, nguy cơ rủi ro cao, làm giảm đi năng suất và hiệu quả công việc.

Quản lý hàng tồn kho

Thủ kho sẽ phải mất nhiều thời gian để kiểm kê hàng hóa, không thể nắm được hết những lô hàng sắp hết hạn. Không gian lưu trữ cũng không được tối đa hóa do phải ưu tiên bố trí mặt hàng theo từng loại cho dễ nhớ. Tốn nhiều thời gian và công sức hơn cho việc kiểm kê kho hàng tháng. Việc làm chứng từ tổng kết, báo cáo hàng tháng cũng dễ mắc sai sót về số liệu do phải thực hiện bằng thao tác tính toán thủ công.

Không thể phủ nhận rằng việc quản lý kho bằng thao tác thủ công làm mất rất nhiều thời gian, tốn công sức, nguy cơ cao xảy ra nhầm lẫn và sai sót. Từ đó, quá trình kinh doanh xuất - nhập kho cũng bị ảnh hưởng, chậm trễ khâu nhập hàng và giao hàng nên khiến khách hàng không hài lòng, làm giảm đi doanh thu của doanh nghiệp.

4 lợi ích của phần mềm quản lý kho

Để khắc phục những khó khăn trên thì phần mềm quản lý kho ra đời và hỗ trợ rất nhiều cho người thủ kho, cụ thể như sau:

1/ Quản lý quy trình nhập kho

• Lập kế hoạch nhập hàng trước: Chuẩn bị sẵn chỗ trống để lưu hàng vào, hàng hóa sẽ được sắp xếp theo đúng chủng loại, hoặc theo yêu cầu của khách hàng. Tối đa hóa không gian lưu trữ có sẵn trong kho, giảm nhẹ áp lực phải ghi nhớ quá nhiều thông tin cho thủ kho.

• Kiểm soát quy trình nhập kho dễ dàng: Hàng hóa sẽ luôn được đặt đúng nơi, quy trình xử lý biên nhận hàng và kiểm kê hàng hóa nhanh chóng hơn.

• Tiết kiệm thời gian và chi phí: Tất cả các số liệu và đơn hàng đã được lưu hết trong phần mềm nên việc tìm, theo dõi và truy xuất thông tin nhanh chóng hơn, tiết kiệm thời gian và chi phí thuê thêm người quản lý.

• Hạn chế rủi ro: Trong những trường hợp xảy ra tranh chấp giữa nhà cung cấp và đơn vị nhận hàng, phần mềm sẽ giúp cung cấp bằng chứng về tình trạng hàng hóa, giúp truy ra được nguyên nhân để truy cứu trách nhiệm và xử lý nhanh chóng.

• Nâng cao hiệu quả quản lý: Phần mềm cũng hỗ trợ việc quản lý các lô hàng nhập vào thuộc chủng loại gì, mã lô hàng bao nhiêu, hạn sử dụng, giá cả để thủ kho dễ dàng kiểm soát và làm bảng báo cáo hàng tháng.

2/ Kiểm soát quy trình xuất kho

• Tiết kiệm thời gian và chi phí di chuyển: Quy trình di chuyển hàng hóa từ kho này sang kho khác hoặc từ kho đến người mua hàng sẽ gây tốn kém chi phí rất nhiều. Và việc sử dụng phần mềm sẽ giúp tối ưu hóa quy trình, giảm chi phí và tăng hiệu quả vận hành kho.

• Quy trình đóng gói và dán nhãn nhanh chóng hơn: Tất cả dữ liệu về hàng hóa xuất kho đều được nhập vào phần mềm sẽ giúp cho việc xử lý, đóng gói và tính giá tiền diễn ra nhanh chóng, tự động hóa, hạn chế được những sai sót, nhầm lẫn đáng tiếc có thể xảy ra.

3/ Quản lý hàng tồn kho

• Cảnh báo lượng hàng tồn kho: Phần mềm cũng sẽ giúp bạn cảnh báo khi thiếu hàng, kiểm soát lượng hàng còn tồn kho để chủ doanh nghiệp có thể vạch ra định hướng, chiến lược bán hàng một cách hiệu quả.

• Phân tích dự báo tồn kho: Cung cấp các số liệu về doanh thu mỗi ngày, mỗi tuần, mỗi tháng cho thủ kho có thể nắm rõ số lượng sản phẩm dự kiến ​​sẽ được xuất/nhập/lưu trữ trong kho. Từ đó, phân tích và dự báo nhu cầu hàng hóa mang tính thời vụ hiệu quả hơn.

4/ Nâng cao tính cạnh tranh

• Tiết kiệm thời gian, tạo nên sự khác biệt: Trong thời buổi hiện đại 4.0, việc tự động hóa trong quy trình quản lý kho hàng sẽ giúp quá trình kinh doanh hiệu quả hơn. Việc áp dụng công nghệ hiện đại cũng giúp chủ doanh nghiệp tiết kiệm chi phí đầu tư, tạo nên sự khác biệt so với các doanh nghiệp hoạt động trong cùng lĩnh vực.

• Chăm sóc khách hàng tốt hơn: Thời gian xuất - nhập kho nhanh chóng, không có những sai sót sẽ làm cho khách hàng hài lòng khi mua sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp, đồng thời việc chăm sóc khách hàng và tung ra các gói hậu mãi về sau cũng trở nên hiệu quả hơn.

Vì sao nên sử dụng phần mềm quản lý kho của MeKong Soft?

Việc quản lý kho thủ công bằng sổ sách, file excel đơn giản hay các database quản lý kho hàng rời rạc đã trở nên lạc hậu, dễ gây nên những nhầm lẫn và sai sót làm ảnh hưởng đến quy trình vận hành cũng như gây mất thời gian và chi phí đáng kể. 

Đặc biệt là khi quy mô doanh nghiệp mở rộng, diện tích kho tăng lên, số lượng hàng hóa xuất - nhập kho và đơn hàng cũng ngày một nhiều hơn thì rõ ràng quản lý kho bằng phương pháp thủ công đã không còn là sự lựa chọn tối ưu nữa.

Thấu hiểu nhu cầu này, MeKong Soft là địa chỉ thiết kế phần mềm quản lý kho theo yêu cầu uy tín, chuyên nghiệp với đội ngũ kỹ thuật viên có tay nghề cao, giàu kinh nghiệm. Chúng tôi cam kết sẽ tư vấn và thiết kế phần mềm hiệu quả, phù hợp với mô hình kinh doanh cho doanh nghiệp của bạn. MeKong Soft cung cấp những sản phẩm chất lượng, hoàn thành công việc đúng tiến độ, mang đến sự hài lòng tuyệt đối cho mọi doanh nghiệp.

Nếu muốn hoạt động kinh doanh thêm hiệu quả, nâng cao tính cạnh tranh và tạo ra sự khác biệt cho doanh nghiệp của mình thì chủ doanh nghiệp nên cân nhắc đến việc sử dụng phần mềm quản lý kho để tự động hóa, tiết kiệm thời gian và chi phí trong việc quản lý. Còn chần chờ gì mà không liên hệ ngay với MeKong Soft?

>>> Tham khảo thêm: 100+ Khách hàng đã sử dụng phần mềm quản lý kho của MeKong Soft để theo dõi tồn kho, bán hàng hiệu quả