Tổng hợp những điều bạn cần biết về phần mềm quản lý quán cafe

Công việc quản lý quán cafe vô cùng phức tạp, đặc biệt là vào những thời điểm quá tải. Điều này khiến bạn thường xuyên gặp phải tình trạng order nhầm bàn, doanh thu thiếu hụt không rõ lý do, nguyên liệu lúc thừa lúc thiếu, nhầm lẫn bill,...Tuy nhiên, chỉ với một phần mềm quản lý quán cafe tinh gọn, mọi vấn đề của bạn sẽ được xử lý gọn gàng ngay lập tức.

Những điều cần biết về phần mềm quản lý quán cafe

Hiện nay với sự bùng nổ của internet thì những công nghệ hiện đại cũng được phát triển mạnh mẽ ở mọi lĩnh vực ngành nghề. Trong đó phần mềm quản lý cafe đang được ứng dụng rộng rãi ở hầu hết các cửa hàng. Công cụ được xây dựng dựa trên nền tảng tiên tiến.

Điểm cộng của loại phần mềm này chính là có tính bảo mật thông tin cao cùng với đó là sở hữu bộ nhớ có dung lượng lớn giúp lưu trữ hàng triệu đơn order gọi món, thu chi,...Đồng thời người dùng có thể truy cập hệ thống và tìm kiếm dữ liệu cần thiết một cách nhanh chóng.

Ngoài ra công cụ còn được tích hợp để sử dụng trên nhiều hệ điều hành khác nhau với sự phân quyền rõ rệt trong thao tác người dùng ở hệ thống. Điều này giúp nhà quản lý có thể dễ dàng nắm bắt và bao quát mọi thông tin về tình hình hoạt động kinh doanh.

Hiện nay trên thị trường có bao nhiêu loại phần mềm quản lý quán cafe?

Hiện nay trên thị trường phần mềm quản lý quán cafe được chia thành 2 loại là On-promises được cài đặt, lưu trữ dữ liệu tại chỗ và Cloud dựa trên nền tảng điện toán đám mây. Trong đó:

Phần mềm quản lý quán cafe On-promises

Phần mềm quản lý quán cafe On-promises là công cụ cài đặt lưu trữ tại chỗ dựa trên ổ cứng và mạng nội bộ của quán cafe. Trong đó hệ thống của phần mềm này cần được tích hợp với phần mềm quản lý cửa hàng nhằm hạn chế các sự cố phát sinh trong quá trình hoạt động. Chính vì vậy đây được xem là sự lựa chọn lâu dài có mức giá thành phải chăng.

Phần mềm quản lý quán cafe Cloud

Song song với việc bùng nổ của thời đại công nghệ đã phần nào khiến việc cung ứng trở nên phức tạp và khó quản lý. Do đó phần mềm quản lý quán cafe Cloud hay còn gọi là công nghệ điện toán đám mây đã được ra đời. Với ưu điểm kết nối nhanh, thao tác đều được cập nhật một cách chính xác cũng như rõ ràng tính theo thời gian thực tế. Đồng thời các nhà quản lý dễ dàng sao lưu hay update ứng dụng mà không mất bất kỳ chi phí phát sinh nào.

Nên sử dụng loại phần mềm nào để đạt hiệu quả cao?

Không thể phủ nhận phần mềm quản lý quán cafe đã trở thành trợ thủ đắc lực cho các nhà quản lý để giúp mang lại hiệu quả trong hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên để lựa chọn loại phần mềm nào đạt hiệu quả cao người dùng cần dựa vào các yếu tố sau:

- Về chi phí: Các phần mềm dạng on-premises thường yêu cầu trả phí một lần theo hình thức trọn gói. Đồng thời để vận hành bạn cần phải đầu tư thiết bị có cấu hình tốt để công cụ hoạt động ổn định. Vậy nên chi phí ban đầu thường sẽ khá cao. Trong khi đó đối với dạng Cloud sẽ trả phí theo tháng hoặc năm nên chi phí ban đầu không cao, nhưng về lâu dài thì lại không hề nhỏ.

- Về triển khai: Đối với dạng on-premises thường có tính triển khai phức tạp hơn. Để sử dụng bạn cần đơn vị cung cấp trực tiếp đến quán để cài đặt và cần có nhân viên am hiểu về công nghệ để duy trì máy chủ. Ngược lại dạng Cloud lại mang đến ưu điểm gọn nhẹ, dễ cài đặt và sử dụng ngay cả khi không biết về công nghệ 

- Tính ổn định: Đối với dạng on-premises được đánh có khả năng vận hành ổn định hơn nên tránh được các tình trạng quá tải. Còn với dạng Cloud có phần kém hơn, tuy nhiên với sự phát triển của công nghệ thì tình trạng này sẽ sớm được khắc phục.

- Tính bảo mật dữ liệu: Đối với phần mềm dạng on-premises dữ liệu được lưu trên server nên bạn hoàn toàn nắm quyền quản lý dữ liệu. Ngược lại dạng Cloud lại chia sẻ lên điện toán đám mây nên mức độ kiểm soát cũng như bảo mật thấp hơn.

Có thể thấy dù là dạng on-premises hay cloud đều có những ưu và nhược điểm riêng. Chính vì vậy để lựa chọn được một phần mềm quản lý quán cafe phù hợp bạn nên dựa vào khả năng tài chính cũng như nhu cầu sử dụng cửa hàng của mình.

Phần mềm quản lý quán cafe đang được rất nhiều nhà quản lý quan tâm. Tuy nhiên những e ngại về chi phí, sự đa dạng về các loại phần mềm khiến không ít người phải đắn đo để lựa chọn công cụ phù hợp. Hy vọng rằng những thông tin cung cấp ở trên sẽ giúp bạn có sự lựa chọn sáng suốt để mang đến khả năng vận hành quán hiệu quả hơn.

>>> Tham khảo: Đơn vị cung cấp phần mềm quản lý quán cà phê uy tín nhất TP.HCM