Tất tần tật những điều cần biết để lựa chọn phần mềm bán hàng hiệu quả

Để công việc bán hàng và kinh doanh được kiểm soát một cách dễ dàng, phần lớn các công ty, doanh nghiệp ngày nay sẽ lựa chọn các phần mềm bán hàng như một giải pháp giúp quản lý và điều hành công việc kinh doanh tiện lợi. 

Tuy nhiên, không phải phần mềm bán hàng nào cũng sẽ phù hợp với doanh nghiệp của bạn. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn các loại phần mềm bán hàng này là gì và cách để làm sao có thể lựa chọn một phần mềm bán hàng chuẩn hóa nhất cho doanh nghiệp của bạn.

Phần mềm bán hàng là gì? Phần mềm bán hàng có mấy loại?

Phần mềm bán hàng là một chương trình được mã hóa từ ngôn ngữ lập trình để tạo thành một hệ thống quản lý tự động, được cài đặt trong laptop, PC hoặc dưới dạng app, với đầy đủ các chức năng bán hàng như: Nhập hàng, xuất hàng, quản lý hàng tồn kho, quản lý kho, quản lý đơn hàng, quản lý hàng hóa trả về, quản lý nhân viên, chăm sóc khách hàng hậu mãi….nhằm hỗ trợ người bán kiểm soát dễ dàng và nhanh chóng các hoạt động liên quan đến bán hàng.

Có rất nhiều phần mềm bán hàng khác nhau trên thịt trường, song phổ biến nhất phải kể đến 2 loại chính là các dòng phần mềm bán hàng được thiết kế sẵn để bán trọn gói, và các dòng phần mềm bán hàng được thiết kế riêng biệt tùy theo yêu cầu của từng đơn vị.

Đối với các loại phần mềm được thiết kế sẵn, thường được bán với giá thấp, dễ dàng cài đặt, sử dụng với thời gian cài đặt nhanh và dễ nâng cấp. Tuy nhiên, các loại phần mềm này do được thiết kế chung nên cũng khó tương thích với tất cả các ngành nghề. Hơn nữa, bạn sẽ phải phụ thuộc vào bên bán nếu cần cập nhật, sửa chữa, đồng thời các loại phần mềm này cũng có độ bảo mật không cao, dễ bị hacker xâm nhập lấy đi thông tin quan trọng, do đó chỉ thường được sử dụng bởi các shop nhỏ, quán cafe, tiệm net, cửa hàng thời trang...

Ngược lại, so với các phần mềm bán hàng được viết sẵn, phần mềm bán hàng viết theo yêu cầu có giá thành cao hơn và phải cần nhiều thời gian mới thiết kế xong một phần mềm hoàn chỉnh theo đúng mong muốn của công ty, doanh nghiệp. Tuy vậy, các phần mềm này lại có độ bảo mật tốt hơn, khó xâm nhập và cũng tương thích với bất kỳ ngành nghề nào do được thiết kế dành riêng cho chính ngành nghề đó. Chính vì vậy mà chúng thường được sử dụng cho các công ty, doanh nghiệp lớn, hoặc ở các đơn vị đòi hỏi sự phức tạp trong khâu quản lý.

Vì sao bạn nên sử dụng phần mềm bán hàng ngay hôm nay?

Phần lớn, ở thời gian đầu khi doanh nghiệp còn nhỏ, việc bán hàng chưa thực sự là vấn đề lớn thì các công ty, doanh nghiệp hay đơn thuần là các shop sẽ chọn cách tự làm để tiết kiệm chi phí. 

Tuy nhiên, về lâu dài, trong quá trình phát triển công việc và quy mô kinh doanh, thì những yếu tố dưới đây là những yếu tố mà các phần mềm bán hàng có thể hỗ trợ bạn tốt hơn mà bạn không thể phủ nhận, đó là:

Tính chuyên nghiệp

Một dạng phần mềm bán hàng mà chúng ta dễ nhận thấy nhất ở các siêu thị hay shop đó là dạng máy tính tiền bằng cách quét mã sản phẩm. Với loại máy này, sản phẩm đã được nhập sẵn trong hệ thống kèm với giá bán. Như vậy, nhân viên chỉ cần nhanh chóng quét lấy mã để tính thành tiền cho khách hàng một cách nhanh nhất.

Điều này không chỉ giúp cho cửa hàng của bạn vận hành một cách dễ dàng hơn mà thông qua đó cũng thể hiện sự chuyên nghiệp và lịch sự so với cách tính tay hay bằng sổ sách thông thường của các tiệm tạp hóa.

Khả năng quản lý và chăm sóc khách hàng/nhân viên

Phần mềm bán hàng không thể giúp bạn tự khai thác nguồn khách hàng mới. Nhưng để chăm sóc các data khách hàng cũ để chốt đơn hàng từ họ lại là thế mạnh đăc trưng của các phần mềm này.

Bằng cách tổng hợp các thông tin của nguồn khách hàng đã có, phần mềm sẽ giúp bạn thống kê mức độ sử dụng sản phẩm của khách hàng, thời gian mua hàng, tình trạng chăm sóc...để từ đó bạn sẽ có những chương trình hoặc hành động cụ thể phù hợp với họ, giúp họ tái sử dụng sản phẩm tốt hơn.

Bên cạnh đó, việc sử dụng phần mềm cũng là một cách để bạn quản lý nhân viên dễ dàng hơn thông qua các tính năng chấm công, báo cáo công việc, và quản lý danh sách thông tin nhân viên cụ thể được lưu trữ trên hệ thống.

Kiểm soát lượng hàng tồn kho

Việc nhập liệu data hàng hóa trrn các phần mềm bán hàng cũng cho phép bạn lưu trữ chúng tốt hơn, đồng thời cũng dễ dàng kiểm soát lượng hàng hóa tồn kho để có kế hoạch nhập hàng đúng thời điểm, không trễ nãi tiến độ công việc. Tất cả những điều này đều sẽ được hoàn thành nhanh chóng hơn so với các cách ghi chép thủ công như trước đây.

Thuận tiện quản lý từ xa

Với phần lớn các công việc quản lý đều được hoàn thiện nhanh chóng hơn thông qua phần mềm bán hàng, việc quản lý của bạn cũng đã được tối giản hóa từ xa nhưng vẫn đảm bảo công việc được triển khai suôn sẻ. 

Thay vì phải dành phần lớn thời gian tại cửa hàng hay công ty, nay bạn đã có thể có thêm nhiều thời gian dùng cho việc mở rộng kinh doanh, gặp gỡ các đối tác hay họp bàn các chiến lược kinh doanh đột phá hơn mà vẫn kiểm soát được khả năng vận hành của chính doanh nghiệp mình.

Quá tiện lợi phải không nào? Với những lý do nổi bật mà một phần mềm bán hàng có thể hỗ trợ cho bạn kể trên, chắc chắn rằng bạn sẽ phải sở hữu cho doanh nghiệp của mình một phần mềm tương thích để giải quyết công việc nhanh chóng hơn. 

Tuy nhiên, nếu chưa từng sử dụng đến các phần mềm bán hàng này thì làm sao bạn có thể lựa chọn được một phần mềm phù hợp cho doanh nghiệp của mình? Trong trường hợp đó, hãy dựa vào một vài yếu tố dưới đây nhé:

7 tiêu chí lựa chọn phần mềm bán hàng tối ưu nhất bạn cần biết

Thương hiệu uy tín, chuyên nghiệp: 

Đầu tư vào phần mềm bán hàng không phải là một con số nhỏ. Do đó, để tránh mất thời gian tìm kiếm và thử nghiệm, bạn tốt nhất nên ưu tiên lựa chọn các đơn vị viết phần mềm bán hàng uy tín, có tên tuổi, được nhiều người nhắc đến.

Nếu chưa có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực này, bạn cũng có thể lựa chọn một vài cái tên lớn như: Mekongsoft, phanmemviet.com.vn, Misa, KiosViet…

Tương thích với doanh nghiệp:

Có rất nhiều phần mềm bán hàng khác nhau trên thị trường, song tùy vào nhu cầu và quy mô của doanh nghiệp của bạn mà việc sử dụng phần mềm nào cũng cần được cân nhắc.

Thông thường, đối với các chủ shop, cửa hàng, hay mô hình kinh doanh nhỏ, một phần mềm bán hàng soạn sẵn là đủ để có thể điều phối các hoạt động. Trong khi đó, các doanh nghiệp lớn hoặc công ty thường lựa chọn các phần mềm bán hàng viết theo yêu cầu để đảm bảo mức độ khả dụng và bảo mật thông tin tốt hơn.

Dễ sử dụng:

Chắc chắn rồi, những gì được gọi là công nghệ thì không phải ai cũng sử dụng được. Do đó, để phù hợp với doanh nghiệp thì phần mềm bán hàng được chọn cũng phải là loại dễ sử dụng, thao tác đơn giản, nhưng đầy đủ tính năng cần thiết.

Có tính hệ thống: 

Đối với các cửa hàng hoạt động theo chuỗi thì cần lưu ý thêm yếu tố này. Phần mềm bán hàng được sử dụng nên có độ liên kết mật thiết giữa các cửa hàng với nhau để người chủ có thể tiện kiểm soát và điều phối hàng hóa, tạo sự linh hoạt trong kinh doanh.

Chức năng thanh toán đa dạng:

Nhằm giúp cho khả năng chi tiêu của khách hàng được thuận lợi hơn, nhiều cổng thanh toán khác nhau được ra đời. Chính vì vậy, một phần mềm bán hàng hữu ích cũng sẽ cần phải tích hợp nhiều chức năng thanh toán khác nhau để khách hàng có thể thoải mái mua sắm và chi trả dễ dàng hơn.

Hoạt động đồng thời online & offline:

Không phải phần mềm bán hàng nào hoạt động online cũng là tốt. Đôi khi “hiện đại quá cũng hại điện”. Trong nhiều trường hợp, khi cửa hàng gặp sự cố điện bất ngờ, phần mềm cùng các thiết bị này sẽ bị vô hiệu hóa, gây khó khăn trong việc bán hàng. Do đó phần mềm bán hàng được sử dụng nên ưu tiên cả tính năng online và offline để không lo các vấn đề sự cố khi sử dụng.

Giá hợp lý:

Phần mềm bán hàng phù hợp dĩ nhiên cũng cần có mức giá vừa phải, không quá cao nhưng cũng không quá thấp, phù hợp với chi phí đầu tư và giá trị mang lại cho doanh nghiệp của bạn.

Sử dụng phần mềm bán hàng sẽ giúp bạn cải thiện được tình hình kinh doanh của mình đáng kể nhờ các giải pháp quản lý tinh gọn và tiện lợi. Nếu công việc quản lý bán hàng hiện tại của bạn đang gặp nhiều trục trặc và rối ren, có lẽ đã đến lúc để bạn bắt đầu trải nghiệm các phần mềm bán hàng chuyên nghiệp này rồi đấy nhé.

>>> Tham khảo thêm: 100+ Khách hàng đã sử dụng phần mềm quản lý kho của Phần mềm Việt để theo dõi tồn kho, bán hàng hiệu quả