Nhà quản lý thông minh cần sử dụng phần mềm quản lý dự án

Không còn phải quá đau đầu trong công tác quản lý các dự án, những nhà quản lý thông minh ngày nay đã biết cách ứng dụng các phần mềm quản lý dự án cho doanh nghiệp, giúp giải quyết triệt để các vấn đề còn khó khăn trong công tác quản lý hiện tại.  Xây dựng số hóa quy trình một cách chuyên nghiệp bằng phần mềm quản lý dự án, nhà quản lý từ nay đã có thể chủ động thời gian hơn để xử lý nhiều công việc khác một cách hiệu quả.

Phần mềm quản lý dự án có gì đặc biệt?

Phần mềm quản lý dự án là giải pháp hàng đầu giúp bạn quản lý thông tin dự án một cách hiệu quả. Công cụ này hứa hẹn sẽ là trợ thủ đắc lực mang đến cho người dùng tính năng lưu trữ, thống kê toàn bộ thông tin liên quan đến kế hoạch và báo cáo tiến độ làm việc.

Điểm cộng của loại phần mềm này chính là chỉ cần nhập mẫu bảng biểu một lần cùng những thông tin đầu vào hệ thống sẽ luôn cập nhật giúp người dùng xuất ra bảng biểu, văn bản, hợp đồng,...một cách nhanh chóng. Đặc biệt là công cụ còn có khả năng tùy chỉnh cao và không theo một khuôn mẫu nhất định.

Phần mềm quản lý dự án còn được xây dựng dựa trên quy trình làm việc của bạn nên khi sử dụng sẽ không làm ảnh hưởng đến tiến độ công việc của doanh nghiệp. Đồng thời còn giúp cho đơn vị nâng cao hoạt động một cách hiệu quả, tiết kiệm thời gian và chi phí tối đa.

Những khó khăn trong việc quản lý dự án nhà quản lý đang gặp phải

Thông thường mỗi doanh nghiệp đều có những thế mạnh, ưu thế khác nhau nhưng chung quy lại vẫn tồn tại rất nhiều mặt hạn chế như công đoạn và quy trình của công tác quản lý dự án. Trong đó những khó khăn đang tồn đọng ở các đơn vị này còn rất nhiều bất cập dẫn đến những tình trạng như:

1/ Khó khăn trong công tác quản lý hồ sơ pháp lý: Đây là khó khăn đáng kể đầu tiên trong giai đoạn chuẩn bị đầu tư, quản lý hồ sơ công trình còn nhiều thiếu sót, giám sát không có sự chặt chẽ, chủ đầu tư không báo cáo sát sao.

2/ Nhà đầu tư chưa bao quát được tình hình cũng như tiến độ thực hiện dự án còn chậm so với kế hoạch nên làm giảm hiệu quả nguồn vốn đầu tư.

3/ Không kiểm soát được quá trình phê duyệt các dự án vượt quá định mức, quyết định đầu tư chưa nắm rõ được nguồn vốn, thời gian thực hiện còn sai sót, thiếu chính xác và phải điều chỉnh nhiều lần.

4/ Sàng lọc thiếu chuyên môn và không có tính nhất quán gây ra tình trạng mất thời gian và lãng phí nguồn lực.

5/ Kiểm soát chi phí hay dòng tiền từ phía chủ đầu tư không có sự chặt chẽ gây phát sinh nhiều chi phí ngoài dự tính.

6/ Việc đôn đốc, hướng dẫn, kiểm tra và giám sát còn gặp nhiều khó khăn do thông tin không đồng bộ.

7/ Quá trình nghiệm thu, thanh toán các dự án còn gặp nhiều sai sót và chưa sát với thực tế.

8/ Quá trình xây dựng tiêu chí, kế hoạch và lựa chọn nhà thầu còn gặp nhiều khó khăn.

9/ Quá trình báo cáo quản trị và điều hành doanh nghiệp thiếu tính đồng bộ và chi tiết.

10/ Công đoạn quản lý đang còn mang tính thủ công với nhiều thủ tục giấy tờ gây tốn nhiều thời gian.

Phần mềm quản lý dự án giúp ích gì cho nhà quản lý?

Việc sử dụng phần mềm quản lý dự án được tích hợp rất nhiều chức năng nổi trội nhằm tạo ra bước đột phá cho các nhà quản lý. Trong đó những lợi ích to lớn của công cụ này có thể kể đến như:

1/ Giúp người dùng có thể quản lý tổng thể các dự án từ khi lập kế hoạch cho đến khi nghiệm thu và kết thúc dự án. Đặc biệt quá trình thực hiện được diễn ra vô cùng nhanh chóng cũng như lưu lại trên hệ thống nên rất thuận lợi để theo dõi nhằm đưa ra các chỉ đạo kịp thời hoặc tìm lại thông tin khi cần đến

2/ Giúp doanh nghiệp và nhân viên đều có thể làm việc trên một hệ thống duy nhất nhằm giúp chủ đơn vị dễ dàng quản lý cũng như tình hình làm việc và theo dõi được tiến độ dự án. Đặc biệt là đốc thúc nhân viên hay ra quyết định nhanh chóng ngay trên công cụ này.

3/ Phần mềm còn có khả năng tích hợp các thiết bị phần cứng như máy chấm công. Đặc biệt là tính năng chấm công online ngoài thực địa giúp người dùng quản lý nhân viên làm việc bên ngoài tốt hơn.

4/ Giúp quản lý các công tác thừa trong quy trình làm việc, thời gian và chi phí cho việc quản lý. Điều này mang đến tính hiệu quả, tránh thất thoát và tăng năng suất làm việc.

5/ Hỗ trợ về chuyên môn một cách dễ dàng thông qua hệ thống, tra cứu và trao đổi thông tin những vướng mắc với các lãnh đạo.

6/ Phân quyền rõ ràng minh bạch xem và sửa dữ liệu của phần mềm giúp nhà quản lý làm việc ăn khớp với nhân viên nhưng vẫn đảm bảo tính bảo mật thông tin nội bộ quan trọng.

7/ Phần mềm quản lý dự án sẽ là một giải pháp toàn diện nhằm đáp ứng mọi nhu cầu quản lý dự án của doanh nghiệp. Hy vọng việc sử dụng công cụ này sẽ giúp mọi thông tin có thể dễ dàng quản lý, theo dõi và tìm lại khi cần cùng với đó là toàn bộ nhân viên cũng được chỉ đạo xử lý kịp thời các sự cố.

Khi có nhu cầu sử dụng và lắp đặt một phần mềm quản lý dự án chuyên nghiệp cho doanh nghiệp, bạn có thể liên hệ ngay với Phần Mềm Việt để được tư vấn và hướng dẫn lựa chọn sản phẩm tối ưu nhất với nhu cầu của doanh nghiệp mình nhé.

>>> Tham khảo: Các tính năng khách hàng có thể lựa chọn trong phần mềm quản lý dự án cho doanh nghiệp của mình

Địa chỉ: 64 Nguyễn Đình Chiểu, Phường Đa Kao, Quận 1, Tp.HCM

Tổng đài hỗ trợ: 0939 551 190 - 0901 000 508

Email: support@mekongsoft.com.vn