Giải pháp quản lý kho đơn giản 1 người với phần mềm quản lý kho

Với những ai chưa từng sử dụng qua các phần mềm quản lý kho, thì việc quản lý và thống kê số lượng hàng hóa ở các kho bãi quả thực gặp rất nhiều khó khăn. Đặc biệt là đối với các doanh nghiệp vận hành với kho có sức chứa lớn, sản phẩm đa dạng được phân loại theo mã hàng hoặc theo khu vực trong kho, việc quản lý kho bằng các phương thức truyền thống đã không còn hiệu quả, thậm chí còn khiến cho các doanh nghiệp gặp nhiều vấn đề khác liên quan đến nhân lực và tài chính công ty. 

5 thách thức lớn doanh nghiệp thường gặp phải khi quản lý kho bãi

Thông thường để quản lý kho theo các cách trước đây, doanh nghiệp sẽ cần đến một đội ngũ nhân lực đông đảo và phân chi ghi chép vào sổ sách hoặc lưu thành các file excel trên máy tính. Lâu dần, các phương thức này dần trở nên lạc hậu và phát sinh ra nhiều vấn đề khác nhau như:

Nhiều lỗi phát sinh khi nhập kho

Hãy tưởng tượng với một kho hàng có diện tích rộng lớn và không có bất kỳ phần mềm quản lý kho nào hỗ trợ, các công tác quản lý kho của doanh nghiệp bạn đều được tiến hành thủ công bằng cách ghi chép lại số liệu hằng ngày, hằng giờ, chắc chắn không thể không có sai sót trong quá trình nhập liệu hoặc tình trạng không kịp nhập thông tin dẫn đến quá trình xử lý thông tin bị trễ.

Bên cạnh đó, việc sắp xếp hàng trong kho cũng cần phải thông qua người kiểm kho mới có thể đưa hàng vào vị trí lưu trữ đúng, gây mất nhiều thời gian hơn, nhất là khi có nhiều kiện hàng được nhập về cùng một lúc. Trường hợp này cũng sẽ càng trở nên khó khăn hơn nếu công ty có nhiều hơn 1 kho bãi, việc luân chuyển hàng hóa của các kho hay khi hàng hóa được trả về cũng khó có thể kiểm soát chính xác.

Xuất hàng cũng không dễ

Nếu như việc nhập hàng đã trở nên khó kiểm soát thì việc xuất hàng cũng sẽ gặp các vấn đề tương tự. Quy trình FIFO (first in first out) khó được đảm bảo khiến cho lượng hàng tồn bị quá hạn, không bán được. Chưa kể đến, nếu trong trường hợp lô hàng bị lỗi cũng khó truy xuất được là thuộc kiện hàng nào, vị trí số mấy để loại bỏ kịp thời, tránh ảnh hưởng đến các sản phẩm khác. Trường hợp hàng hóa bị mất, hư hỏng hay có sự cố xảy ra cũng khó mà phát hiện được chính xác.

Bên cạnh đó, việc truy xuất được tiến hành thủ công khi có sự cố cũng sẽ khiến doanh nghiệp mất nhiều thời gian để xử lý hơn, ảnh hưởng ít nhiều về mặt tài chính công ty.

Quy trình quản lý kho và hàng tồn còn nhiều bất cập

Không có sự hỗ trợ từ các phần mềm quản lý kho chuyên dụng, doanh nghiệp của bạn sẽ khó kiểm soát chính xác lượng hàng hóa theo thời gian sử dụng để có chiến lược phù hợp, hoặc nếu có thể cũng sẽ phải tốn nhiều thời gian để lục lại tài liệu và sổ sách. 

Để giải quyết vấn đề này, nhiều đơn vị sẽ cho bố trí các loại hàng hóa theo từng khu vực nhất định để dễ kiểm soát, song điều này ngược lại cũng đòi hỏi doanh nghiệp phải tốn thêm diện tích cho từng khu trung bày và bảo quản sản phẩm như vậy. Chưa kể đến, việc kiểm kê, theo dõi, rà soát chứng từ cũng đòi hỏi doanh nghiệp phải dành nhiều thời gian mới hoàn tất được.

Khó thống kê nhanh chóng

Những ai đã từng làm qua công việc thủ kho dường như đều rất “ám ảnh” mỗi khi nhận được yêu cầu báo cáo đột xuất từ cấp trên, bởi để có được những số liệu chính xác nhất, họ buộc phải xem lại toàn bộ sổ sách và data đã lưu trữ để trích xuất ra các số liệu cần thiết, đồng thời phải kiểm chứng với tình hình hàng hóa thực tế trong kho mới xác định được chính xác nhưng gì cần báo cáo.

Những quy trình này đôi khi phải tốn hàng ngày, hàng tuần, thậm chí là lâu hơn để đảm bảo được các số liệu báo cáo là chuẩn xác và cập nhật nhanh chóng nhất.

Tiêu tốn nhiều tài nguyên cho nhân lực

Với nhiều kho bãi rộng, hay lượng hàng hóa được nhập xuất liên tục, doanh nghiệp đôi khi sẽ phải chi trả rất nhiều cho việc thuê mướn nhân lực quản lý các kho bãi này. Bên cạnh đó, việc mất quá nhiều thời gian để nắm được từng số liệu và tình hình cụ thể khi cần cũng sẽ khiến cho doanh nghiệp của bạn tiêu tốn nhiều kinh phí hơn cho một quy trình quản lý kho truyền thống.

Phần mềm quản lý kho - giải pháp thông minh cho quy trình quản lý kho hiệu quả

Chính bởi những khó khăn còn tồn đọng trong quá trình quản lý kho của doanh nghiệp mà các phần mềm quản lý kho đã được ra đời, trên cơ sở giúp cho các doanh nghiệp giải quyết bài toán quản lý kho một cách nhanh chóng mà chính xác hơn, đồng thời cũng tiết kiệm được nhiều thời gian, công sức và tiền bạc tiêu tốn.

Không rườm rà trong khâu vận hành cũng như không tốn nhiều kinh phí cho việc thuê mướn nhân sự, các phần mềm quản lý kho sẽ giúp bạn giải quyết các vấn đề như:

Tối ưu hóa quy trình nhập kho & xuất kho

Một phần mềm quản lý kho hiệu quả đầu tiên sẽ giúp bạn lên kế hoạch cụ thể cho những lần nhập hàng của mình bằng việc phân lọc khu vực luuw trữ trống cho việc bố trí nhân sự và máy móc bóc dỡ hàng được thực hiện nhanh chóng hơn. Trong khi đó, phần mềm sẽ xử lý các công đoạn biên nhận hàng, cân hàng, và kiểm soát hàng hóa.

Tất cả các số liệu về hàng hóa sẽ được phần mềm lưu trữ đầy đủ và chi tiết nhất để bạn có thể xuất thành file hoặc in ra bất cứ lúc nào, dùng trong việc báo cáo hay tính toán đơn hàng nhập.

Bên cạnh việc hỗ trợ cho các quá trình nhập kho thì phần mềm quản ký kho còn đưa ra các giải pháp xuất kho thông minh bằng cách đê xuất các phương án picking và di chuyển hàng hóa khả thi nhất, đồng thời tối ưu hóa hiệu quả quá trình lấy hàng, người quản lý kho phù hợp với chiến lược và tự động hóa chính xác với hàng hóa được xử lý, giúp giảm thời gian lấy hàng và đi kèm với các quy trình đóng gói dán nhãn hiệu quả.

Quản lý tồn kho dễ dàng

Với phần mềm quản ký kho, doanh nghiệp của bạn nay đã có thể chủ động hơn trong việc sắp xếp các vị trí trong kho một cách tối ưu nhất, đồng thời cũng cập nhật nhanh chóng và chính xác số lượng hàng hóa còn lại theo từng mã hàng cụ thể để có kế hoạch bổ sung hoặc điều phối hàng hóa phù hợp. Bên cạnh đso, phần mềm cũng đưa ra các cảnh báo cần thiết đối với các loại hàng có trữ lượng ít hoặc các mặt hàng còn tồn đọng nhiều để bạn chủ động đưa ra chiến lược kinh doanh phù hợp.

>>> Tham khảo: hon 100+ khách hàng đã lựa chọn phần mềm quản lý kho để áp dụng và tăng hiệu quả kinh doanh

Đặt hàng phần mềm quản lý kho ở đâu hiệu quả và dễ sử dụng nhất?

Hiện nay trên thị trường có rất nhiều các đơn vị đang cung cấp các giải pháp phần mềm quản lý kho hàng đã được lập trình sẵn, người sử dụng chỉ việc mua về và cài đặt để sử dụng như bình thường. Tuy nhiên, một nhược điểm của các loại phần mềm quản lý kho này đó là ở mức độ tương thích kém với từng tình hình và mô hình doanh nghiệp cụ thể. Chính vì vậy, khi sử dụng các phần mềm quản lý kho không phù hợp, doanh nghiệp thường tỏ ra lúng túng trung cách sử dụng, cũng như chưa giải quyết triệt để các vấn đề quản lý kho như mong đợi.

Trong trường hợp đó, phanmemviet.com.vn khuyến khích bạn nên liên hệ trực tiếp với chúng tôi để tự đưa ra các yêu cầu cho một phần mềm quản lý kho chuẩn hóa nhất cho đơn vị mình.

Bằng cách gọi đến cho chúng tôi, các chuyên viên IT của phanmemviet.com.vn sẽ tư vấn và hướng dẫn bạn lựa chọn các chức năng cụ thể và cần thiết với yêu cầu của đơn vị mình, để từ đó tạo lập nên một phần mềm chuyên dụng dành riêng cho công ty của bạn, giúp giải quyết nhanh chóng các vấn đề về quản lý hàng hóa, kho bãi, nhân sự và ngân sách hiệu quả.

Sau quá trình khởi tạo, đội ngũ chăm sóc khách hàng của phanmemviet.com.vn sẽ đến tận nơi để hỗ trợ bạn cài đặt và sử dụng phần mềm, hoặc hướng dẫn trực tuyến qua các phần mềm Online đối với các khách hàng ở xa nhằm giúp bạn có thể tự thao tác và ứng dụng phần mềm quản lý kho của mình dễ dàng hơn.

Liên hệ ngay với chúng tôi tại:

Địa chỉ: 64 Nguyễn Đình Chiểu, Phường Đa Kao, Quận 1, Tp.HCM

Tổng đài hỗ trợ: 0939 551 190 - 0901 000 508

Email: support@mekongsoft.com.vn