7 sai lầm khiến doanh nghiệp vật tư y tế thất thoát hàng hóa và lợi nhuận

Ngành kinh doanh vật tư thiết bị y tế đang phát triển mạnh cùng với nhu cầu chăm sóc sức khỏe ngày càng tăng. Nhưng đằng sau sự tăng trưởng đó là những áp lực không nhỏ: Quản lý hàng hóa, kiểm soát tồn kho, theo dõi hạn sử dụng và vận hành chuỗi cung ứng ngày một phức tạp hơn.

Nhiều doanh nghiệp vẫn đang duy trì phương pháp quản lý thủ công bằng sổ sách hoặc Excel. Khi quy mô hoạt động mở rộng, những phương pháp này dần bộc lộ hạn chế và trở thành nguyên nhân trực tiếp dẫn đến thất thoát hàng hóa, sai lệch số liệu, tăng chi phí vận hành và giảm lợi nhuận.

Vậy đâu là những sai lầm phổ biến nhất? Và làm thế nào để khắc phục hiệu quả? Hãy cùng tìm hiểu trong bài viết dưới đây. 

1. Vì sao thất thoát hàng hóa là vấn đề nghiêm trọng trong ngành vật tư y tế?

Khác với nhiều ngành hàng thông thường, vật tư thiết bị y tế mang những đặc thù riêng, đòi hỏi mức độ quản lý chặt chẽ hơn hẳn: Nhiều mặt hàng có hạn sử dụng, quản lý theo lô sản xuất, giá trị hàng hóa cao, yêu cầu truy xuất nguồn gốc rõ ràng và chịu sự kiểm soát nghiêm ngặt của cơ quan quản lý.

Chính vì vậy, chỉ một sai sót nhỏ trong quản lý cũng có thể kéo theo hàng loạt hậu quả: mất doanh thu, tăng chi phí tồn kho, hàng hết hạn không thể bán, mất uy tín với khách hàng và khó khăn trong kiểm kê, quyết toán cuối kỳ.

2. Sai lầm 1: Quản lý tồn kho bằng Excel hoặc sổ sách

Đây là tình trạng phổ biến ở nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Ban đầu, khi số lượng mặt hàng còn ít, việc quản lý bằng Excel khá đơn giản và không phát sinh nhiều vấn đề. Tuy nhiên, khi danh mục sản phẩm tăng lên hàng nghìn mã hàng, việc nhập liệu thủ công nhanh chóng trở nên quá tải.

2.1. Hệ quả

Hệ quả kéo theo là sai lệch tồn kho, nhập sai dữ liệu, không cập nhật kịp thời số lượng thực tế và mất rất nhiều thời gian để đối chiếu sổ sách.

2.2. Ví dụ thực tế

Một doanh nghiệp phân phối vật tư tiêu hao cho phòng khám quản lý hơn 3.000 mã hàng bằng Excel. Khi kiểm kê cuối quý, số liệu thực tế lệch gần 8% so với dữ liệu trên hệ thống nội bộ, gây thất thoát hàng trăm triệu đồng.

2.3. Giải pháp

Doanh nghiệp cần chuẩn hóa quy trình nhập xuất kho, áp dụng phần mềm quản lý kho chuyên ngành và đồng bộ dữ liệu theo thời gian thực để loại bỏ hoàn toàn độ trễ trong đối chiếu số liệu.

3. Sai lầm 2: Không kiểm soát hạn sử dụng và số lô hàng

Trong ngành vật tư y tế, hạn sử dụng là yếu tố đặc biệt quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng lưu thông và bán ra của hàng hóa.

Thế nhưng nhiều doanh nghiệp chỉ theo dõi số lượng tồn mà không quản lý chi tiết theo lô hàng, ngày sản xuất và hạn sử dụng cụ thể.

3.1. Hệ quả

Hệ quả là hàng hết hạn không được phát hiện kịp thời, buộc phải tiêu hủy, kéo theo chi phí tồn kho tăng cao và ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín doanh nghiệp.

3.2. Giải pháp

- Theo dõi tồn kho theo lô.

- Thiết lập cảnh báo hàng sắp hết hạn.

- Áp dụng nguyên tắc xuất trước hàng gần hết hạn.

4. Sai lầm 3: Không kiểm kê định kỳ

Nhiều doanh nghiệp chỉ kiểm kê khi có yêu cầu hoặc vào cuối năm. Điều này khiến các sai lệch tồn kho âm thầm kéo dài trong thời gian dài mà không được phát hiện.

4.1. Hệ quả

Về lâu dài, doanh nghiệp sẽ không xác định được nguyên nhân thất thoát, khó truy cứu trách nhiệm và dữ liệu báo cáo trở nên thiếu chính xác, ảnh hưởng đến các quyết định kinh doanh.

4.2. Giải pháp

Giải pháp nằm ở việc kiểm kê theo tuần hoặc theo tháng, đối chiếu tồn kho thực tế với dữ liệu hệ thống thường xuyên, đồng thời sử dụng mã vạch để tăng độ chính xác trong từng lần kiểm đếm.

5. Sai lầm 4: Quản lý công nợ thiếu chặt chẽ

Ngành vật tư y tế thường bán hàng cho bệnh viện, phòng khám, nhà thuốc và các đại lý phân phối. Hình thức thanh toán công nợ vì vậy khá phổ biến trong ngành.

5.1. Hệ quả

Nếu không được kiểm soát chặt chẽ, nợ quá hạn sẽ tăng cao, dòng tiền doanh nghiệp bị ảnh hưởng nghiêm trọng và việc kiểm soát khách hàng nợ lâu ngày trở nên khó khăn hơn theo thời gian.

5.2. Giải pháp

- Thiết lập hạn mức công nợ.

- Theo dõi tuổi nợ.

- Cảnh báo công nợ đến hạn tự động.

6. Sai lầm 5: Không kiểm soát được hoạt động của nhiều chi nhánh

Khi doanh nghiệp mở rộng quy mô, việc quản lý nhiều kho hoặc nhiều chi nhánh trở nên phức tạp hơn rất nhiều so với giai đoạn đầu.

Nếu dữ liệu bị phân tán, người quản lý sẽ khó nắm được doanh thu từng chi nhánh, tồn kho từng kho hàng và hiệu quả kinh doanh theo từng khu vực cụ thể.

6.1. Hệ quả

Hệ quả trực tiếp là điều chuyển hàng chậm, tồn kho dư thừa cục bộ và mất cơ hội bán hàng.

6.2. Giải pháp

Doanh nghiệp cần xây dựng hệ thống quản lý tập trung và đồng bộ dữ liệu đa chi nhánh theo thời gian thực. Phần mềm hỗ trợ quản lý linh hoạt nhiều chi nhánh, bao gồm điều chuyển hàng hóa và quản lý dữ liệu tập trung.

7. Sai lầm 6: Phân quyền nhân viên không rõ ràng

Nhiều doanh nghiệp cho phép nhiều nhân viên cùng sử dụng chung một tài khoản, hoặc cấp quyền truy cập quá rộng cho từng vị trí công việc.

7.1. Hệ quả

Điều này khiến việc truy vết giao dịch trở nên khó khăn, làm tăng nguy cơ gian lận và khiến dữ liệu dễ bị chỉnh sửa ngoài ý muốn.

7.2. Giải pháp

- Phân quyền theo vị trí công việc.

- Ghi nhận lịch sử thao tác.

- Kiểm soát quyền truy cập chi tiết.

Phần mềm Việt cho phép phân quyền nhân viên theo từng chức năng cụ thể để tăng tính kiểm soát và bảo mật dữ liệu.

8. Sai lầm 7: Không ứng dụng công nghệ vào quản lý

Đây chính là nguyên nhân gốc rễ dẫn đến hầu hết các vấn đề trong vận hành đã nêu ở trên.

8.1. Hệ quả

Khi doanh nghiệp phát triển, khối lượng dữ liệu ngày càng lớn khiến việc quản lý thủ công không còn phù hợp. Hậu quả là chi phí nhân sự tăng, tốc độ ra quyết định chậm lại, báo cáo dễ sai sót và doanh nghiệp gặp khó khăn khi muốn mở rộng quy mô.

8.2. Một hệ thống quản lý vật tư thiết bị y tế hiện đại cần đáp ứng những gì?

Doanh nghiệp cần từng bước chuyển đổi số thông qua các công cụ quản lý chuyên ngành, với các chức năng cốt lõi sau:

- Quản lý tồn kho theo lô và hạn sử dụng.

- Quản lý nhập xuất kho.

- Quản lý bán hàng.

- Quản lý công nợ.

- Quản lý khách hàng.

- Báo cáo doanh thu và lợi nhuận.

- Quản lý nhiều kho, nhiều chi nhánh.

9. Giải pháp giúp doanh nghiệp vật tư y tế giảm thất thoát và tăng lợi nhuận

Thực tế cho thấy các doanh nghiệp áp dụng phần mềm quản lý chuyên ngành thường đạt được những kết quả tích cực rõ rệt.

Cụ thể, họ giảm được sai lệch tồn kho, hạn chế thất thoát hàng hóa, kiểm soát công nợ hiệu quả hơn, tăng tốc độ xử lý đơn hàng, cải thiện dòng tiền và nâng cao hiệu quả quản trị tổng thể.

Đối với doanh nghiệp kinh doanh vật tư thiết bị y tế, việc đầu tư vào một hệ thống quản lý phù hợp không chỉ giúp giải quyết các vấn đề hiện tại mà còn tạo nền tảng cho sự phát triển bền vững trong tương lai.

10. Câu hỏi thường gặp về phần mềm vật tư y tế

Doanh nghiệp vật tư y tế quy mô nhỏ có cần dùng phần mềm quản lý ngay không?

Không nhất thiết phải triển khai ngay từ ngày đầu, nhưng doanh nghiệp nên chủ động chuẩn hóa quy trình quản lý sớm. Khi số lượng mã hàng và giao dịch còn ít, việc chuyển đổi sẽ dễ dàng và ít tốn kém hơn so với khi quy mô đã mở rộng.

Làm sao để biết doanh nghiệp đang bị thất thoát hàng hóa?

Dấu hiệu thường gặp là số liệu tồn kho thực tế lệch so với sổ sách khi kiểm kê, hàng hết hạn xuất hiện thường xuyên, hoặc báo cáo doanh thu và lợi nhuận không khớp với dòng tiền thực tế. Kiểm kê định kỳ là cách hiệu quả nhất để phát hiện sớm các sai lệch này.

Quản lý theo lô và hạn sử dụng khác gì so với quản lý tồn kho thông thường?

Quản lý tồn kho thông thường chỉ theo dõi số lượng nhập xuất. Trong khi đó, quản lý theo lô và hạn sử dụng đòi hỏi theo dõi chi tiết từng lô sản xuất, ngày sản xuất và hạn dùng, kết hợp nguyên tắc xuất trước hàng gần hết hạn để hạn chế tối đa việc tiêu hủy hàng hóa.

Phần mềm quản lý có hỗ trợ doanh nghiệp có nhiều chi nhánh hoặc nhiều kho không?

Có. Phần mềm hỗ trợ quản lý linh hoạt nhiều chi nhánh, bao gồm điều chuyển hàng hóa và quản lý dữ liệu tập trung, giúp người quản lý nắm bắt tình hình từng khu vực theo thời gian thực.

Phân quyền nhân viên trong phần mềm có thực sự cần thiết không?

Rất cần thiết, đặc biệt với doanh nghiệp có nhiều nhân sự tham gia vào quy trình nhập xuất kho và bán hàng. Phần mềm Việt cho phép phân quyền nhân viên theo từng chức năng cụ thể để tăng tính kiểm soát và bảo mật dữ liệu, hạn chế rủi ro gian lận nội bộ.

11. Giải pháp quản lý vật tư y tế nào giúp doanh nghiệp giảm thất thoát, tăng lợi nhuận?

Thất thoát hàng hóa và lợi nhuận không phải lúc nào cũng đến từ các yếu tố thị trường. Trong nhiều trường hợp, nguyên nhân xuất phát từ chính những sai lầm trong quản lý nội bộ như kiểm soát tồn kho kém, không quản lý hạn sử dụng, công nợ thiếu chặt chẽ hoặc chưa ứng dụng công nghệ phù hợp.

Việc nhận diện sớm và khắc phục những sai lầm này sẽ giúp doanh nghiệp vật tư thiết bị y tế nâng cao hiệu quả vận hành, giảm chi phí và tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường.

Liên hệ Phần Mềm Việt để được tư vấn miễn phí về giải pháp quản lý kinh doanh vật tư thiết bị y tế phù hợp với mô hình doanh nghiệp của bạn.

>> Xem thêm: 

- Phần mềm quản lý kinh doanh vật tư thiết bị y tế – Giải pháp toàn diện cho ngành y tế  

- Doanh nghiệp vật tư y tế nên chọn phần mềm chuyên ngành hay phần mềm bán hàng đa năng?

Thông tin liên hệ Phần Mềm Việt

📞Hotline: 0944 443 558

🌐Website: https://phanmemviet.com.vn - https://mekongsoft.com.vn

📍Địa chỉ: Tòa nhà Orbital 2.0, Lô 32B, đường số 3, CVPM Quang Trung, P.Trung Mỹ Tây, TP.HCM