Biến việc quản lý trở nên dễ dàng với phần mềm quản lý hàng hóa

Phần mềm quản lý hàng hóa là công cụ chuyên dụng thực hiện các chức năng hướng dẫn, kiểm soát và theo dõi các hoạt động xuất nhập hàng, lưu trữ, tồn kho,...của hàng hóa. Hiện nay phần mềm đang được ứng dụng phổ biến cho các trung tâm phân phối, kho hàng,...Cùng tìm hiểu lợi ích và tính năng nổi bật của công cụ này nhé.

Các doanh nghiệp thường gặp rủi ro gì trong quá trình quản lý hàng hóa?

Hiện nay có rất nhiều doanh nghiệp, công ty chưa có nhiều kinh nghiệm trong việc quản lý hàng hóa gây ra những vấn đề tồn đọng như: nghiệp vụ quản lý hàng hóa hạn chế, chưa tuân thủ quy định và nguyên tắc quản lý hàng, an toàn cháy nổ,...Cùng với đó các đặc tính của hàng hóa như: tiêu dùng nhanh, hàng thực phẩm, hóa chất, dệt may, nguyên vật liệu,...Trong đó các thách thức mà doanh nghiệp gặp phải gồm:

Nhận hàng

• Nhập thông tin đơn hàng thủ công hay xảy ra sai sót hoặc trễ hẹn.

• Không đảm bảo được FIFO hoặc ghi nhận số lô.

• Phụ thuộc quá nhiều vào kinh nghiệm của thủ kho để đưa hàng vào vị trí lưu trữ hoặc nhớ mặt hàng.

• Hạn chế trong quá trình theo dõi hàng trả về từ thị trường.

Xuất hàng

• Các mặt hàng khi bán vào siêu thị cửa hàng tiện lợi khi xảy ra sự cố khó lòng truy vết được lô hàng đã bán cho khách hàng nào.

• Diện tích và không gian lưu trữ nhỏ khiến cho quá trình soạn hàng trở nên vất vả.

• Khi xảy ra tình trạng mất mát, hư hỏng hay xảy ra sự cố khó điều tra được nguyên nhân.

• Năng suất lao động chưa cao do còn sử dụng quá nhiều thao tác thủ công.

Quản lý kho & hàng tồn kho

• Không theo dõi được các mặt hàng sắp hoặc đã hết hạn sử dụng trong kho.

• Chưa tối ưu khai thác không gian lưu trữ bởi phải bố trí và phân loại hàng hóa theo loại hàng dễ nhớ.

• Tốn nhiều thời gian để kiểm đếm hay ký chứng từ gây ra tình trạng sai sót số liệu.

• Mất nhiều công sức cho việc kiểm đếm do không thường xuyên kiểm kê hàng hóa.

4 lợi ích nổi bật khi sử dụng phần mềm quản lý hàng hóa

Phần mềm quản lý mang đến cho các nhà nhiều lợi ích nổi bật. Trong đó bao gồm:

Quản lý quy trình nhập hàng

Giúp người dùng đặt hàng hóa đúng nơi quy định, đảm bảo quy trình được diễn ra thuận lợi. Đồng thời khi bạn sử dụng phần mềm quản lý hàng hóa sẽ giúp cho các mặt hàng đều được đặt đúng chỗ trong kho và kệ trưng bày nhằm tối ưu hóa thời gian và sự hài lòng của khách hàng mục tiêu. Cụ thể là:

• Lập kế hoạch nhận hàng: Việc sắp xếp khu vực lưu trữ trống cho hàng hóa vô cùng quan trọng giúp bạn bố trí nhân lực, thiết bị hiệu quả. Đồng thời còn có sự chuẩn bị tốt để đáp ứng các yêu cầu đặc biệt của chủ hàng.

• Xử lý và kiểm tra quy trình nhập kho nhanh hơn: Hạn chế tối đa các lỗi thường gặp. Đồng thời quá trình xử lý biên nhận hàng, cân hàng, kiểm đếm trở nên nhanh hơn giúp bạn tiết kiệm thời gian.

• Nhận hướng dẫn nhập kho từ hệ thống/phần mềm: Mang đến năng suất lao động cao giúp tiết kiệm chi phí. Đồng thời các mặt hàng cũng được lưu trữ đúng vị trí. 

• In nhãn và dán nhãn tại chỗ để thay thế lô hàng hỏng hoặc mất mát.

Quản lý quy trình xuất hàng

Phần mềm giúp các nhà quản lý phương án picking, di chuyển hàng hoá khả thi nhất dựa trên thuật toán tối ưu. Điều này giúp tối ưu hóa hiệu quả quá trình lấy hàng cũng như chiến lược chọn và tự động hóa chính xác các hàng hóa được xử lý. Cụ thể là:

• Giảm thời gian picking: Áp dụng cách chọn hoặc kết hợp các phương pháp nhằm giảm thời gian di chuyển giữa các địa điểm chọn. Bởi đây được xem là quy trình gây ra tốn kém nhất trong quản lý hàng hóa.

• Quy trình đóng gói và dán nhãn: Toàn bộ dữ liệu cần thiết đều được nhập vào phần mềm nhằm xử lý và đưa ra gợi ý như: kích thước trọng lượng, xác định loại hay số lượng đóng gói,...Đồng thời nhãn hàng hoá sẽ luôn được dán đúng vị trí trên kiện hàng.

Quản lý tồn hàng

Việc sử dụng phần mềm giúp quá trình quản lý tồn hàng trở nên hiệu quả nhờ việc tạo các cảnh báo thông qua email hoặc SMS khi các mặt không được phân phối. Điều này giúp bạn có thể chủ động tìm được nguồn thay thế hoặc đưa ra các quyết định kinh doanh phù hợp. Cụ thể là: 

• Lưu trữ: Hàng hóa sẽ được đặt vào không gian lưu trữ phù hợp nhất với từng loại, lô, yêu cầu hàng của khách. Điều này giúp tối ưu hóa không gian có sẵn trong kho và tăng hiệu quả lao động.

• Bổ sung tồn kho (Replenishment): Giúp đảm bảo mỗi vị trí lấy hàng đều chứa số lượng sản phẩm thực tế nhằm tối ưu hóa cho quá trình lấy hàng diễn ra trơn tru và hiệu quả. 

• Phân tích dự báo tồn kho: Cung cấp các kết quả chính xác về doanh số mỗi ngày cho các nhà quản lý biết.

Nâng cao năng lực cạnh tranh và dịch vụ khách hàng

Việc sử dụng phần mềm này giúp các nhà quản lý tiết kiệm tối đa chi phí, vận hành cũng như đáp ứng các yêu cầu về kết nối công nghệ thông tin. Ngoài ra công cụ còn hỗ trợ tính năng cấp quyền truy cập cho người dùng, nhà cung cấp để có thể chủ động trong quá trình kiểm tra hàng hóa của mình cũng như nhiều tác vụ khác. 

Tại sao doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm quản lý hàng hóa?

Hiện này đang có rất nhiều doanh nghiệp quản lý hàng hóa bằng file excel đơn giản, rời rạc dễ bị nhầm lẫn khiến cho việc vận hành cũng như báo cáo bị ảnh ảnh gây mất thời gian lao động. Do đó việc sử dụng phần mềm quản lý hàng hóa giúp quá trình chia sẻ và trao đổi thông tin trở nên nhanh chóng và minh bạch. Trong đó các tính năng quan trọng và đặc thù của phần mềm mang lại khả năng quản lý hàng hóa toàn diện bởi:

• Thông kê chính xác và cụ thể các đơn hàng, kiện hàng đến tổng đơn hàng như: nhận, xuất, tồn,...

• Báo cáo nhận, xuất hàng ngày

• Quản lý phiếu nhập kho, kiểm đếm,...

• Quản lý phiếu nhập kho/ Phiếu kiểm đếm/ Phiếu cân container: ghi nhận theo xe, nhà cung cấp.

• Báo cáo các loại hàng hư hỏng, đổi trả,...

• Quản lý kế hoạch kiểm tra, nhận xuất hàng, đóng gói, sửa chữa,...

• Quản lý hiện trạng quy cách chất xếp hàng hóa, mô hình hóa tồn kho.

• Quản lý đội nhóm, nhân công, chi phí,...

Chỉ với phần mềm quản lý hàng hóa các doanh nghiệp đã có thể quản lý hầu hết các hoạt động vận hành như: quy trình xuất, nhập hàng, tồn kho, chi phí vận hành hay tránh sai sót,...Hy vọng những thông tin trên sẽ giúp các nhà quản lý có quyết định đúng đắn nhằm tối ưu hóa hoạt động kinh doanh của mình.

>>> Xem ngay: Tính năng nổi bật của phần mềm quản lý hàng hóa giúp doanh nghiệp quản lý nhanh chóng, đơn giản, hiệu quả